Gobernabilidad de Datos

La gran cantidad de datos que están entregando los procesos de negocios de las empresas son una fuente de información que puede ayudar a la generación de valor, mediante el apoyo a la toma de decisiones con elementos cuantitativos, confiables y oportunos. Esta necesidad de utilización de los datos para generar información relevante requiere el establecer un conjunto de definiciones, reglas y procesos que regulen como serán tratados los datos, a este conjunto se le denomina Gobernabilidad de Datos.

Se entiende por Gobernabilidad de Datos al ejercicio —acciones- del proceso de toma de decisiones y de autoridad en materias referidas a los datos. Es un sistema de derechos de decisión y de accountability para procesos relacionados con información, ejecutado conforme a modelos acordados que describen quién puede hacer acciones con determinada data y en cuales circunstancias, utilizando métodos previamente definidos.

Cuando nos referimos a Gobernabilidad de Datos podemos estar refiriéndonos a:

  • Estructuras de la Organización.
  • Reglas (políticas, estándares, normas, reglas de negocio).
  • Derechos de decisión (establecer cómo decidir y quién decide).
  • Responsabilidades / Accountabilities.
  • Procesos relacionados con la operación de los datos.

Los objetivos típicos de un programa de Gobernabilidad de Datos son:

  • Habilitar una mejor toma de decisiones.
  • Reducir la fricción operacional (tener una fuente única de datos reconocida por toda la organización).
  • Proteger las necesidades de los interesados —stakeholders- en sus datos.
  • Capacitar a los directivos y a los colaboradores para que adopten enfoques comunes en materia de datos.
  • Generar el entendimiento —cultura- que los datos son un activo de la empresa.
  • Crear procesos estándares y repetibles.
  • Reducir los costos y aumentar la eficacia mediante la coordinación de esfuerzos.
  • Garantizar la transparencia de los procesos.

Marcos de Referencia para la Gobernabilidad de Datos.

Para la gobernabilidad de datos existen varios marcos de referencia —framework-susceptibles de utilizar, como ser:

  1. DMBOK – Data Management Book of Knowledge. Provee los detalles específicos para definir, implementar y operar la Gestión y la Utilización de Datos. [1]
  2. TOGAF – The Open Group Architecture Framework. Define el proceso para la creación de una arquitectura de datos como parte de la arquitectura general de una empresa. Puede ser un precursor para implementar la Gestión de Datos. [2]
  3. COBIT – Control Objectives for Information and related Technology. Entrega la Gobernabilidad de Datos como una parte de la Gobernabilidad general del área Tecnologías de la Información. Tiene un modelo para determinar el grado de madurez que tienen los procesos de Gestión de Datos en uso en una organización. [3]
  4. DGI Data Governance Framework. Es un marco de referencia simple para generar la Gobernabilidad de Datos y, provee una estructura lógica para clasificar, organizar y comunicar actividades complejas de toma de decisiones y la ejecución de acciones  relacionadas con los datos de una empresa. [4]

Componentes del DMBOK

En mi opinión una buena opción es la DMBOK, ya que es un marco de referencia para la Gobernabilidad de Datos bien articulado y generado por la organización DAMA – la Data Management Association International fundada en 1980. DAMA Internacional es una organización de voluntarios que se rige por una Junta Directiva Ejecutiva. Los directores son votados por un mandato de 2 años y pueden presentarse a la reelección. El DMBOK es el producto de esfuerzos colaborativos internacionales dedicados a proporcionar la tan necesaria orientación sobre cómo gobernar y administrar los datos y los activos de información.

El modelo DMBOK se muestra en la figura siguiente:

gobernabilidad-de-datos-1

Principios Rectores del Gobierno de Datos

A continuación incluyo los Principios Rectores de la Gobernabilidad de Datos del Data Governance Institute. Estos principios es conveniente considerarlos en todos los programas, procesos y proyectos de Gobernabilidad Datos. Son los principios que ayudan a las partes interesadas —stakeholders– a unirse para resolver los tipos de conflictos relacionados con los datos que son inherentes a cada organización y a establecer de manera exitosa la Gobernabilidad de Datos en la empresa.

1. Integridad. Los participantes en la gestión de datos practicarán la integridad en sus relaciones mutuas. Serán veraces y colaboradores al discutir los lineamientos, restricciones, opciones e impactos en las decisiones relacionadas con los datos.

2. Transparencia. Los procesos de Gobernabilidad de Datos y su gestión serán transparentes. Debe quedar claro para todos los participantes y auditores cómo y cuándo se introdujeron políticas, reglas y controles en los procesos relacionados con los datos.

3. Auditoría. Las políticas, reglas, procesos y controles relacionados con la Gobernabilidad de Datos serán auditables. Se dispondrá de documentación para respaldar los requisitos de auditoría correspondientes a la conformidad —compliance.

4. Responsabilidad. La Gobernabilidad de los Datos definirá las responsabilidades de las decisiones, procesos y controles relacionados con los datos multifuncionales.

5. Stewardship. La Gobernabilidad de Datos definirá las responsabilidades de las actividades de Stewardship que son responsabilidades asignadas individualmente, así como las responsabilidades del grupo de los Data Stewards.

6. Controles y Saldos. La Gobernabilidad de Datos definirá las responsabilidades de una manera que introduzca controles y equilibrios entre equipos de negocios y tecnología, así como entre aquellos que crean / recopilan información, quienes la administran, quienes la utilizan y quienes introducen estándares y requisitos de conformidad.

7. Normalización. La Gobernabilidad de Datos introducirá y apoyará la estandarización de datos de la empresa.

8. Gestión del Cambio. La Gobernabilidad de Datos apoyará las actividades proactivas y reactivas de Gestión del Cambio para los valores de datos de referencia y la estructura / uso de datos maestros y metadatos.

En los negocios, stewardship se puede traducir como “conciencia fiduciaria”. Sterwardship es la responsabilidad personal de cuidar la propiedad o los asuntos financieros de otra persona. Este concepto también es utilizado de una manera más general para referirse a la responsabilidad de cuidar algo que no le pertenece a uno.

Aunque stewardship implica realizar algunas actividades de management, stewardship hace énfasis en la responsabilidad sobre recursos y propiedad ajenos.

Nivel de Madurez de la Gobernabilidad de los Datos

A fin que puedan establecer en que estadio se encuentra su empresa en cuanto a la Gobernabilidad de los datos incluyo la escala siguiente. El determinar en que Nivel de Madurez se encuentra su empresa le ayudará a definir un proyecto que le permita a su organización ir avanzando en su Gobernabilidad de Datos. [5]

 Nivel  Nombre  Características
1 Informal
(Piensa Localmente, Actúa Localmente)
 Existen unas pocas reglas y políticas relacionadas con la calidad y consistencia de los datos. Hay mucha redundancia en los datos, distintas fuentes, formatos y registros.

Existe el riesgo que datos erróneos puedan provocar una mala toma de decisiones o pérdidas de oportunidades.

2 Reactivo
(Piensa Globalmente, Actúa Localmente)
Este el estado inicial de la Gobernabilidad de Datos. Existe mucha actividad y esfuerzo relacionados con la reconciliación de inconsistencias, imprecisiones y datos poco fiables.

Se tienen avances y más experiencia a nivel departamental —gerencias.

3 Proactivo(Piensa Globalmente,       Actúa Colectivamente) Es muy difícil llegar a este nivel. La empresa debe entender el valor de contar con una visión unificada de la información y del conocimiento. La empresa comienza a pensar en desarrollar la Gestión de Datos Maestros —Master Data Management (MDM). Ejemplos: Datos de Clientes, Proveedores, Productos, Repuestos, etc.

La empresa está aprendiendo y preparándose para el nivel siguiente. Está en desarrollo un cambio cultural en la organización.

4 Gobernado
(Piensa Globalmente, Actúa Globalmente)
La información esta unificada en todas las áreas de la empresa. Se cuenta con una estrategia y metodología para la gestión de los datos.

Se ha producido un cambio cultural en la empresa. Los colaboradores han integrado la idea que la información es un activo clave de la empresa.

Cómo Comenzar con la Implementación de la Gobernabilidad de los Datos

Primero es necesario detectar si en su organización existe algún conflicto con los datos, por ejemplo: planes de cuentas contables son distintos, la información de clientes es inconsistente, los existen códigos de repuestos distintos para un mismo elemento, los datos están desactualizados, entre otros.

Establecidos cuales son los elementos con mayor conflictividad se puede iniciar un plan para estandarizar los datos en cuestión, esto es que los mismos campos, reglas de negocios, códigos y semántica sean los mismos para toda la organización.

El plan debe necesariamente contar con el patrocinio de un Ejecutivo de primera línea, ya que inevitablemente se presentarán situaciones en que cada quién defiende sus intereses, señalando que sus definiciones deben ser asumidas por toda la organización, y éste Ejecutivo podrá ayudar a consensuar posiciones en el interés de toda la organización.

Para que el plan funcione es necesario planificarlo como un proyecto, asignando un Jefe de Proyecto y los interesados de las distintas áreas que tienen que ver con los datos en cuestión. El proyecto tendrá las fases siguientes:

  • Identificación de los usuarios y usos de los datos en cuestión.
  • Establecimiento del estándar para los datos en cuestión.
  • Ajuste de los programas —software– en caso de ser necesario.
  • Ajuste de los datos al nuevo estándar, donde corresponda.
  • Capacitación de los Usuarios.

Toda la actividad relacionada con los datos es parte del proceso de negocios MDM —Master Data Management– o Gestión de Datos Maestros; que considera, por lo general, los datos de: Clientes, Proveedores, Materiales y Cuentas Contables. [6]

Referencias

[1] https://www.dama.org/content/body-knowledge

[2] http://www.opengroup.org/subjectareas/enterprise/togaf

[3] http://www.isaca.org/cobit/pages/default.aspx

[4] http://www.datagovernance.com/the-dgi-framework/

[5] http://www.nascio.org/EA/ArtMID/572/ArticleID/190

[6] https://en.wikipedia.org/wiki/Master_data_management

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