Localizaciones

Al implementar un ERP en una empresa que opera en varios países debido a las características y legislaciones de cada país implica la necesidad de incluir funciones específicas en los procesos de negocios para satisfacerlas. Por otra parte, en empresa con operaciones multinacionales se tiene que cada operación tiene usos y modos de trabajo que también demandan incorporar funciones adicionales a los procesos de negocios. Por consiguiente, al conjunto de funciones específicas que tanto la legislación, características del país, usos y modos de trabajo propios de una organización en dicho país, implican la generación de funciones adicionales o modificaciones en los procesos de negocios, a estas las denominaremos Localizaciones.

Por otra parte la RAE define Localización como:

1. 1.      f. Acción y efecto de localizar.

Como se puede observar la definición de la RAE no nos sirve para  establecer una definición técnica, ya que el origen de la palabra para nuestros efectos es el inglés: Localization y en este caso su traducción es:

Es el proceso de adaptar un producto a las peculiaridades del lenguaje de una comunidad-lingüística, terminológica, cultural o legal [1]

Luego, para mayor precisión podemos decir que Localización es el conjunto de funciones específicas para la operación de un proceso de negocios en una empresa, filial, subsidiara, etc. en un determinado país. Así tendremos, por ejemplo, las localizaciones para Chile, Argentina y Brasil para los procesos de negocios de una empresa que opera en estos tres países.

Por tanto, cuando planificamos generar procesos estandarizados para una empresa que opera en varios países,  tendremos varios conjuntos de funciones propias para la operación en cada uno de los países, más un conjunto de funciones comunes para todos ellos. La figura siguiente ilustra esta situación:

Proceso Estándar

Entenderemos por proceso estándar aquel que, de alguna manera, es aceptado por una organización para ser implementado y utilizado de acuerdo a sus criterios de diseño, roles, procedimientos, reglas de negocios, controles, etc. Y, que su ámbito de utilización será todo el conjunto de unidades organizativas que la conforman.

Los beneficios de un Proceso Estándar son: la disminución de los costos tanto de mantenimiento como de capacitación, ya que el mismo se distribuye por la cantidad de veces que está habilitado. Por la capacidad de mantener el conocimiento, ya que personas en las distintas filiales están entrenadas para operar con un determinado proceso. Y, también permite disponer de implementaciones de calidad superior ya que su instalación en varios lugares permite un mejor testing.

Así, por ejemplo, una empresa con filiales en Argentina, Chile, Colombia y Brasil decide que su modelo estándar para la Cadena de Suministro será SCOR [2]. Esto significa que en los cuatros países se implementará este modelo más las Localizaciones pertinentes a cada uno de ellos.

Template

El Template de una empresa es constituido por todos los Procesos Estándares, que se definen para satisfacer las necesidades de la empresa. Normalmente el conjunto de procesos estándares se define en el Mapa de Procesos de Negocios [3].

Para generar el Template es necesario establecer previamente una Arquitectura que incluya tanto los elementos estratégicos, que establecen las líneas generales de diseño, como los elementos tecnológicos, que modulan el cómo se implementarán los modelos estándares del template.

La generación de un Template tiene por propósito generar procesos optimizados  y alineados estratégicamente para toda la operación de la empresa, y no para un área en particular. Esto genera discusiones con la gerencias, ya que estas han estado por años optimizando su área, generando los denominados “silos”, que es uno de los elementos que el Template tiene que eliminar.

Ejemplo: Para una empresa que cuenta con tecnología SAP, la generación del template corresponde al Proyecto de Implementación, y la habilitación en las distintas unidades –países son los Roll-outs [4].

Tipos de Localizaciones

Una clasificación posible se basa en identificar el origen de la Localización, así tiene la LLL que significa:

L = Legal, Localización motivada por requerimientos legales o de regulaciones, por ejemplo: Impuestos, libros contables, facturas, nómina (cálculo de las remuneraciones), Sarbanes – Oxley, etc.

L = Lenguaje, para el caso de Sudamérica tenemos necesidad de contar con interfaces (pantallas, y documentación, al menos, en español y portugués.

L = Local, se refiere a características especificas de un lugar, que pueden corresponder a condiciones físicas (espacios, tipos de bodegas, patios, etc.), de disponibilidad de ciertas tecnologías (comunicaciones, WiFi, maquinaria, etc.) y, operación.

Efectos de las Localizaciones

Desde el punto de vista técnico cada Localización corresponde a una alteración en el Template, sea por cambios en la parametrización o por cambios o adiciones en el software (en el caso SAP implica generar programas Z), dado que estos cambios deben reflejarse en el modelo del proceso también se generaran modificaciones en los modelos (VAC, EPC, BPMN, etc.). Y, consecuencialmente cambios en los procedimientos.

Otro efecto, es en relación a los roles que participan en el proceso. Así se tiene que una localización afectará las funciones que realiza un rol determinado, con la consiguiente necesidad de actualizar la documentación del modelo.

Para mantener la coherencia del modelo las localizaciones deberán tratarse formalmente y un medio adecuado para tratarlas es utilizar el concepto de Variantes.

El siguiente gráfico muestra esta idea:

Y, el otro efecto importante es en los costos, ya que cada Localización implicará modificaciones a los modelos, desarrollos de software, nuevas parametrizaciones, cambios en los roles, testing, etc. Que deberán hacerlas los especialistas y, estas demandaran tiempo para su ejecución y presupuesto para contratarlas. En otras, palabras las Localizaciones llevan asociados costos significativos.

Criterios para Validar Localizaciones.

Según mi parecer las localizaciones del Tipo Legal y del tipo Lenguaje son necesario realizarlas, las primeras por respeto a la ley, y las segundas porque se necesita que el usuario común esté en condiciones de operar el proceso.

Para las localizaciones del tipo Local surge la necesidad de hacer una evaluación exhaustiva, ya que el primer punto a dilucidar es si ésta corresponde a una necesidad real o se trata de una modificación para mantener el estado actual de las cosas. Este último punto es muy común, ya que obedece a la necesidad de muchos usuarios de permanecer en su zona de confort, y se manifiesta con argumentos “técnicos”  o razones genéricas como: “somos muy diferentes” o “es una optimización para nuestra operación”, y un largo etcétera.

Debe tenerse en consideración que mediante la generación de este de localizaciones del tipo Local se puede romper el estándar del proceso de negocio imperceptiblemente, con los consiguientes daños para la empresa. En otras palabras es necesario estar advertido que mediante la habilitación de Localizaciones del tipo Local se puede llegar nuevamente a tener implementados “silos” en vez de los proceso estándares,.

Una vez establecida que la necesidad de la localización Local es real, es necesario evaluar su ámbito de aplicación; es decir, si se aplicará en una o más partes. Después se continua con la evaluación y especificación estándar para todo nuevo requerimiento funcional.

Otra forma de evaluar el efecto de las Localizaciones es medir el Grado de Adherencia, es decir medir del conjunto de las procesos implementados cual es el porcentaje de ellos que se ocupa tal cual se implemento en el Template y cuál es el porcentaje de Localizaciones correspondientes al país en cuestión. Por lo general se espera que el Grado de Adherencia sea del orden del 80%.

Referencias

[1] http://forum.wordreference.com/showthread.php?t=210813

[2] SCOR  [Supply Chain Operations Reference]

[3] http://msaffirio.com/2008/05/22/mapa-de-negocios/

[4] http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/eb/9424f6bb6411d29c820000e8a51c6e/frameset.htm