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¿Por qué es necesaria una Gestión de Proyecto profesional?

Una encuesta realizada por la gran empresa de consultoría  McKinsey & Co. encontró que casi el 60 por ciento de los ejecutivos de alto rango dijo que la implementación de una disciplina en gestión de proyectos es una de las tres principales prioridades de sus empresas, con las que proyectan sus futuros.

Las organizaciones líderes en todos los sectores y las fronteras geográficas han adoptando constantemente la gestión de proyectos, como una forma de controlar el gasto y mejorar los resultados de los proyectos. Los ejecutivos descubrieron que la adhesión a los métodos de gestión y las estrategias de reducción de los riesgos, de los costos y el mejorar las tasas de éxito, de los proyectos, son vitales para sobrevivir a las crisis económicas [1].

Más de la mitad de los ejecutivos en un informe de Economist Intelligence Unit dijo que las prácticas de gestión de proyectos se volvieron más importantes desde que comenzó la última recesión. En comparación con 2007, los encuestados informaron:

  • Invertir más tiempo en la planificación de proyectos y la diligencia debida (+ 40%)
  • Revisión del avance de los proyectos más frecuentemente, para evaluar los riesgos, los hitos y el valor general (+37%)
  • Medición de los resultados del proyecto cuantitativa y cualitativamente con más frecuencia (+38 %)

“Muchas compañías admitieron que la crisis económica subrayó sus deficiencias en la gestión de proyectos y los obligó a hacerlo mejor”, dice el informe.

En resumen, la aplicación de las prácticas de Gestión de Proyectos ayuda a aumentar la probabilidad de éxito de los emprendimientos, cualquier sea su naturaleza. Evitando la pérdida de recursos económicos, de tiempo y oportunidad.

[1] http://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/white-papers/value-of-project-management.pdf

 

 

Las habilitación de la Gestión de Proyectos en una Organización

Aprovechar el potencial de la Gestión de Proyectos no ocurre de un día para otro, y no se puede limitar sólo al equipo de un proyecto. Las organizaciones deben trabajar activamente para incorporar las prácticas de Gestión de Proyectos en el trabajo diario de todos los equipos de proyectos,e integrarlas en el acervo de todos los niveles ejecutivos de la organización.

Estos son algunas de las “mejores prácticas” que recomienda el Project Management Institute y  que he utilizado:

Definir el retorno de la inversión – ROI. Cada plan de proyecto debe comenzar con una explicación del valor de negocio que el proyecto aporta a su organización. Esta estimación se utiliza, primero, para decidir si el proyecto se ejecutará y más tarde como una métrica para determinar si el proyecto generó valor estratégico para el negocio.

Medir para gestionar. La manera de obtener el máximo valor de una metodología de Gestión de Proyectos es a través de métricas. Centrarse en las medidas y procesos vinculados a la ejecución del proyecto, recoger los datos pertinentes y ponerlos a disposición de todo el mundo. Cuando la gente sabe lo que está siendo observado, que dedican más tiempo a sus tareas y se centran en ellas.

Usar métricas -KPI- para alinear los proyectos con la estrategia. Todas las métricas y los datos relacionados con: el cronograma, los riesgos, los avances y el presupuesto se deben hacer disponibles a la alta dirección en un formato que requiera de solo vistazo para su lectura y comprensión. Cuando el equipo ejecutivo puede ver lo que está pasando con los proyectos, es muy útil para la planificación estratégica.

Involucrar a los incumbentes. La gestión de proyectos no sucede en una burbuja. Tiene que ser un esfuerzo de colaboración que se extiende a los ejecutivos, supervisores, usuarios, contratistas, proveedores y clientes trabajando en un proyecto. Todo quienes trabajan en el proyecto deben adherir a las l métricas de calidad, seguridad y valor que se utilizan para realizar el seguimiento de los proyectos.”

Patrocinio. Para alcanzar un uso extendido y permanente de las metodologías de Gestión de Proyectos es condición sine qua non el patrocinio del Directorio, Dueños y Gerente General, más un adecuado plan de divulgación y capacitación en todos los niveles ejecutivos de la organización