Existe siempre la duda respecto a que es primero el huevo o la gallina, así que aquí surge mi primera duda ¿Cómo efectivamente nos hacemos cargo del concepto Gestión del Ciclo de Vida o Life Cycle Management (LCM? Esta interrogante me surge, por que como en muchas otras ocasiones, los informáticos no embarcamos con gran facilidad en la nueva sigla de moda, me estoy refiriendo a BPM.
BPM, a mi juicio, importa para el área Informática un enorme desafío y no quiero que confundan el tener dudas con estar en contra, ya que efectivamente BPM es el primer enfoque unificado de la perspectiva del negocio y la de las tecnologías de información [1]. Entonces mi preocupación es que no se frustre esta disciplina en el mar de los papers, ppt, marketing y cotilleo tecnológico.
La Perspectiva de los Sistemas Informáticos
El LCM [2] nos indica que todo sistema tiene una fecha de partida y una de término, período que típicamente es de seis años. Por simplicidad asumiré que este período se divide en el proyecto de implementación y la operación propiamente tal [3]. De esta clasificación se tiene que el proyecto de implementación ocupa un 1/6 del ciclo y la operación 5/6.
Por otra parte si asumimos que un proyecto de implementación tiene por objetivo habilitar, para la organización, el uso de un nuevo sistema; queda claro que una función objetivo es optimizar el uso de dicho sistema. En simple, si el sistema no es utilizado entonces tenemos un proyecto fracasado.
En el artículo de la referencia [3] menciono someramente que para que un sistema tenga una probabilidad alta de ser usado, se necesita que el proyecto tenga en consideración los objetivos y entregables que se requieren para la Gobernabilidad y para la Operación. De aquí se desprenden dos preguntas:
La Operación
Me centraré en la Operación, asumamos que estamos de acuerdo con incorporar a nuestra organización la disciplina BPM, ¿Qué nos dice ésta? Qué se requiere tener procesos de negocios formalizados; luego, necesitamos procesos formalizados en el área Informática, recuerden que esa área hoy es vital para el negocio. La formalización de los procesos de un área Informática no es necesario inventarlos, ya tenemos los modelos, a nivel general, especificados en la COBIT [4].
Mi preocupación por los procesos operacionales del área Informática se debe a, que en general, el énfasis está en la ejecución de los proyectos, y no en el uso de los sistemas, por tanto si la empresa decide hacer un proyecto para introducir BPM, es decir un proyecto de Actualización Funcional, me parece que lo primero es establecer una plataforma de procesos TI que garanticen que los nuevos sistemas serán utilizados de acuerdo a su diseño y así aumentar la probabilidad de éxito del proyecto BPM. Entonces la secuencia debe ser:
- Análisis de GAP de los procesos del área Informática usando como base de referencia los procesos COBIT. Priorizar los procesos de Administración de Ordenes de Cambio (Mantenimiento), Soporte y Capacitación.
- Ejecución del proyecto BPM para los procesos del área Informática.
- Establecer los mecanismos de Gobernabilidad para los procesos del área Informática.
- Definir para los proyectos de implementación cuales serán los entregables para las áreas de Mantenimiento, Soporte y Capacitación.
El Proyecto BPM para el Área Informática
Este proyecto BPM para los procesos de Informática tiene el mérito de permitir que el área tenga un terreno donde hacer la práctica con BPM y resolver:
- La Capacitación, una persona capacitada adecuadamente podrá usar un sistema de manera eficiente. Las personas rotan y por tanto la capacitación es una necesidad vigente durante 5/6 del ciclo de vida del sistema.
- El Soporte, los usuarios están centrados en su función específica y por ellos son medidos y remunerados, ergo su preocupación fundamental es hacer su trabajo. Cualquier dificultad con los sistemas que interrumpa la generación de los resultados esperados es crítica para el usuario, pues pone en riesgo su idoneidad. De modo que se necesita proveerle ayuda efectiva y oportuna para que supere los problemas que se presentan con los sistemas.
- El Mantenimiento o Administración de Cambios, sabemos que a lo largo del tiempo se descubren errores –bugs- en los sistemas que son necesarios de corregir, por otra parte la dinámica del mercado impone cambios en las reglas de negocios, que son necesarias de actualizar en el sistema –parametrizaciones o funciones-. Esta actividad permite que el sistema esté efectivamente alineado con el negocio.
- Gobernabilidad, me refiero aquí a la correspondiente a los procesos de negocios propiamente tales y a los procesos del área TI. El cumplimiento con Sarbanes – Oxley obliga a tener los procesos del área Financiera y de TI auditados. Al comparar la ejecución efectiva de estos procesos en relación a otros no auditados, la balanza se inclina totalmente hacia procesos auditados, ya que obliga a que los procedimientos se ejecuten de acuerdo a sus definiciones y que el personal este bien capacitados. Ambos conceptos hacen que la utilización de los sistemas sea de mejor calidad.
A Tener en Cuenta
Es claro que la introducción y puesta en operación de la disciplina BPM es un camino arduo. Y que como muchas cosas el aprendizaje se logra mediante la aplicación y uso de la herramienta. En este caso, nos encontramos con dos desafío a superar:
Cómo hacer que nuestros Consultores Funcionales evolucionen a Business Process Expert BPX.
Cómo generar el rol de Dueño de Proceso de Negocios.
Me parece que un punto de partida, muy útil y de bajo riesgo, es la formalización de los procesos de negocios de TI, ya que nos provee por una parte una ámbito controlado para aprender y experimentar. Y, ala vez nos permite establecer una plataforma sólida para apoyar el buen desempeño de los procesos de negocios que se formalizarán y rediseñarán con BPM.
Referencias
[1] http://msaffirio.com/2006/05/07/bpm-business-process-management/
[2] http://msaffirio.com/2006/04/08/costo-total-de-propiedad-tco-y-administracion-del-ciclo-de-vida-lcm/
[4] http://msaffirio.com/2007/03/03/la-cobit-y-la-organizacion-del-area-informatica/