Costo Total de Propiedad (TCO) y Administración del Ciclo de Vida (LCM)

Partiendo de la premisa que si un proceso no se mide no es posible controlarlo, para los procesos informáticos ocurre otro tanto; en otras palabras, es necesario medir lo que significa, para una organización, en términos de costo la utilización de los Sistemas de Información. Es evidente que la utilización de los sistemas informáticos se puede medir utilizando variables distintas al costo, pero éste es el que normarmente ocupan las empresas para evaluar sus actividades.

Para medir el uso de los Sistemas de Información se utiliza el modelo TCO –Total Cost Ownership- que permite medir la variable costo a lo largo del tiempo y, para gestionar los Sistemas Informáticos se ocupa el modelo LCM –Life Cycle Management- que permite administrar sistemáticamente los sistemas desde su diseño hasta el fin de su vida útil, pasando por las etapas intermedias como ser: implementación, operación, etc.

En este artículo presentaré ambos modelos debido a que si se pretende bajar el TCO, invariablemente pasa por como se gestionan los sistemas, es decir como se maneja su ciclo de vida, es decir el LCM. Entendiendo que el TCO nos permite medir los costos en el tiempo y el LCM nos permite organizar y controlar la opración, también en el tiempo.

Luego, si pretenden bajar los costos de los Sistemas de Información el procedimiento es:

1. Establecer el modelo TCO, para tener la estimación inicial.
2. Habilitar en la Contabilidad la medición de costos del Sistema de Información en cuestión, en una empresa mediana esto por lo general corresponde al ERP.
3. Gestionar los sistemas de Información de acuerdo al modelo LCM, de modo de disminuir el costo en cada una de sus fases.
4. Comparar los costos del TCO con los registrados en la Contabilidad correspondientes a cada uno de las etapas del LCM, ver figura N°1.

Total Cost OwnerShip – TCO
Una definición según Interpose Inc.:»Total Cost of Ownership –Costo Total de Propiedad– es un modelo que ayuda a las empresas a analizar todos los costos y beneficios relacionados con la adquisición, desarrollo y uso de componentes de Tecnologías de Información (IT) a lo largo de su ciclo de vida».

El Total Cost of Ownership (TCO) ha sido permanente una ayuda significativa en el mundo de las Tecnologías de Información desde 1987, cuando Hill Kirwin de Gartner Group Inc., desarrollo el modelo para los PC o equipos de escritorio. Desde esta época el modelo se ha extendido a las LAN, sistemas cliente/servidor, computación distribuida, telecomunicaciones, centros de procesamiento de datos, y recientemente para sistemas portátiles (handheld).

El TCO es un modelo que ayuda tanto a los consumidores como a los ejecutivos de empresas evaluar los costos directos e indirectos que están relacionados con la compra de cualquier activo de capital, tal como el software y los computadores, pero no limitado sólo a ellos.

La valorización del TCO idealmente ofrece un costo que, además de considerar el precio de compra, incluye los costos relacionados con el uso y mantención de los equipos y sistemas.

Esto incluye los costos de implementación, capacitación de los usuarios, costos asociados con las fallas o períodos fuera de servicio (planeados o no planeados), incidentes de pérdida de performance (repuestas más lentas), costos por incumplimientos (pérdida de reputación y pérdidas por la recuperación de la falla), espacio, energía, desarrollo, control de calidad, y muchos más. Por eso a veces el TCO es llamado Costo Total de Operación.

Hoy el TCO es usado para dar soporte a decisiones de compra y de planificación para un rango cada vez mayor activos que generan costos significativos de operación y mantención a lo largo se sus años de vida útil. El TCO es usado para apoyar la toma de decisiones que involucran equipos computacionales, sistemas de información, vehículos, equipos de laboratorio, equipos médicos, equipos para manufactura, maquinaria, etc.

Figura N°1. Modelo para calcular el TCO

Un buen análisis TCO permite descubrir los costos “ocultos” o los costo no-obvios que podrían quedar fuera del proceso de compra o del proceso de planificación.El análisis comienza con el diseño de modelo adecuado, tal que cobra completamente los costos relacionados con el sistema a evaluar. La figura N° 1 muestra un modelo básico para evaluar una compra de Sistemas de Información, que funciona bastante bien para muchas situaciones. Como se puede ver el modelo incluye los gastos de la adquisición, de la operación y los gastos de mejoras, en otras palabras incluye la variable de la operación.La siguiente tabla muestra componentes de costo considerados en los modelos de Gartner Group.

Figura N°2. Componentes de costo.

Algunas consideraciones adicionales:

1. El TCO no es un análisis de costo beneficio completa, por que de hecho no considera los beneficios para el negocio ni los ahorros de costos (salvo que se comparen distintos escenarios de TCO).
2. Para usar el concepto del TCO más allá del proceso de compras o de planificación es necesario que la Contabilidad incluya el modelo de costo que permita medir los mismos durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto.
3. El costo de un sistema es posible analizarlo en términos comparativos comparando los valores del TCO con los que entrega la Contabilidad, por ejemplo si ERP tiene contabilidad por proyectos, el asunto se resuelve directamente, ver figura N° 3.

Figura N°3. Relación entre LCM, TCO y Contabilidad en el tiempo.

Life Cycle Management – LCM
El Life Cycle Management LCM (Gestión del Ciclo de Vida) se refiere a que todo sistema informático tiene un ciclo de vida –utilización- que se inicia con su concepción y termina cuando es reemplazado por otro o puesto fuera de operación.Las razones por las cuales el software tiene un ciclo de vida se basan en motivos económicos originados por sus características, a saber: ya en 1985 Lehman proponía algunas leyes que gobiernan los sistemas informáticos. Dos de ellas son las siguientes:

• Un programa que está en uso será modificado.
• Cuando un programa se modifica, su complejidad se incrementará y no se tomarán acciones para mitigar el aumento de su complejidad.

Puede ser teóricamente posible mantener un sistema de información indefinidamente. En la práctica, sin embargo, se llega a un punto de quiebre debido a que los costos de la mantención se hacen no-factibles, debido a que cada nuevo cambio implica un aumento en la complejidad del sistema y, por ende un mayor esfuerzo y costo en sus ejecución. Por analogía se dice que el sistema aumenta su entropía. Este límite se conoce como el Límite de la Mantenibilidad y se grafica en la figura N°4.

Figura N°4. Efecto del cambio de la entropía a lo largo del tiempo de uso de un sistema.

Implicaciones de las Leyes de Lehman
Del hecho que todo sistema tiene un tiempo acotado de uso se desprende:

• Los componentes de software de un sistema de información tienen un tiempo limitado y por tanto su ciclo de vida útil debe ser gestionado.
• El período de vida útil de un sistema de información es críticamente dependiente de la entropía inicial del sistema y de la naturaleza y alance de los cambios posteriores que sufra.
• Siempre es necesario tener en operación la última versión del software.

Evidencia anecdótica más la experiencia de la industria del software, indican que la vida útil de un sistema tiene un período medio de siete años con una desviación de dos años. Esto implica que deficiencias serias de funcionalidad y fallas del sistema deben esperarse entre los cinco y nueve años después de haber implementado un nuevo sistema.

Fases del LCM
Haciendo la analogía del LCM con el ciclo de vida biológico se puede establecer que el LCM está compuesto por fases o etapas, que parten desde su origen o concepción hasta el fin de su utilización o reemplazo.
Dependiendo de la naturaleza y complejidad del Sistema de Información el LCM se puede descomponer en distintas etapas, a modo de ejemplo en este artículo se considerará un modelo de gestión del ciclo de vida compuesto por seis fases:

• Inicial o Ante-Proyecto
• Especificación del Concepto
• Análisis y Diseño
• Desarrollo – Implementación
• Puesta en Operación – Deployment
• Operación

Figura N°5. Diagrama del LCM

Inicial o Ante-Proyecto
El propósito de esta Fase Inicial es:

• Identificar y validad la oportunidad de mejorar el negocio de la empresa o resolver situaciones de ineficiencias del negocio
• Identificar las hipótesis y resctricciones de la solución que se necesita.
• Recomendar la exploración de alternativas de conceptos y métodos que satisfagan la necesidad.

Esta fase se termina con el acuerdo entre el patrocinador del proyecto y la gerencia de la empresa o de informática en cuanto a si se dará curso o no al proyecto.

 

 

Especificación del Concepto
En esta fase se determinará si existe una solución factible en términos económicos , costos y beneficios acordes con las estrategias de negocios. Y, si existe la tecnología adecuada y fiable para soportar el desarrollo y operación del sistema en cuestión. Las actividades de esta fase son:

• Identificar las interfaces del sistema
• Identificar los requerimientos funcionales y de datos básicos para satisfacer las necesidades del negocio.
• Establecer el alcance del sistema y sus limitaciones, identificar metas y objetivos, determinar los factores críticos de éxito y los estándares de performance.
• Evaluar los costos y beneficios de distintas alternativas de solución.
• Cuantificar los riesgos del proyecto.
• Desarrollar a nivel general la arquitectura, el modelo de procesos, el modelo de datos, y conceptualizar las operaciones con sus tiempos requeridos.

Esta fase puede incluir varias decisiones de compromiso –trade-off– tales como comprar el sistema o desarrollarlo o re-usar componentes. O que la decisión de implementación es incremental o total. Si el sistema es muy grande o tiene aspectos dudosos se recomienda hacer prototipos para evaluar el diseño y las tecnologías disponibles.

Esta etapa precisa que el patrocinador del proyecto haga una presentación al gerente general o a un comité técnico a objeto de validar el concepto y determinar si se continúa con el proyecto.

Análisis y Diseño
Los objetivos de esta fase son:

• Avanzar en la definición y refinamiento d e losrequerimientos funcionales y de datos.
• Completar la lista de componentes que pueden ser re-utilizados.
• Completar el proceso de re-ingeniería o re-diseño correspondiente a las funciones que el nuevo sistema soportará.
• Desarrollar los modelos de datos y de procesos detalladamente.
• Establece los requerimientos funcionales y del sistema que no son fácilmente expresados en los modelos de datos y de procesos.
• Avanzar en el refinamiento de la arquitectura del sistema y en el diseño lógico que soportaran los requerimientos funcionales y técnicos.
• Continuar con la identificación y mitigación de los riesgos, coordinándose con las áreas de negocios involucradas a objeto de ir asegurando el éxito del proyecto.

Al final de esta fase el sistema queda descrito completamente en cuanto a su arquitectura y diseño lógico. Esta etapa precisa que el patrocinador del proyecto haga una presentación al gerente general o a un comité técnico a objeto de validar la arquitectura y diseño lógico del sistema. Y, determinar si se continúa con el proyecto.

 

 

Desarrollo – Implementación
Las actividades del Desarrollo son:

• Caso “Desarrollo” (el sistema se programa):Diseñar, desarrollar, integrar y verificar (control de calidad o testing) el sistema y su infraestructura computacional.
• Caso “Implementación” (el sistema se compró, por ejemplo un ERP): Diseñar, modelar, parametrizar, cargar datos, integrar y verificar (control de calidad o testing) el sistema y su infraestructura computacional.

Todos los componentes del diseño lógico son asignados a componentes operacionales. La identificación y mitigación de riesgo continúa.

Esta fase se completa cuando el gerente general o el comité técnico a terminado la revisión del sistema y confirma que este está en condiciones de operar satisfaciendo los requerimientos funcionales previamente establecidos.

Puesta en Operación – Deployment
Los objetivos de esta fase son:

• Asegurarse que el sistema y su infraestructura están instalados y operativos según lo planeado y especificado.
• Asegurarse que los usuarios están entrenados.
• Asegurarse que los usuarios y las área de soporte están en condiciones de operar el sistema.

En esta fase el sistema quedará instalado para soportar las funciones del negocio para lo cual fue diseñado. Los objetivos de performance han sido establecidos y se ha convenido algún servicio, interno o externo, para dar soporte a la operación y mantenimiento del sistema.

La Puesta en Operación puede ser incremental, para acomodarse a la realidad de las operaciones de la empresa. Esta fase incluye la notificación de los usuarios, el entrenamiento del personal, la instalación de hardware y software, la certificación de los datos y la integración del sistema al proceso de trabajo del día a día.

Esta fase termina cuando los usuarios son capaces de completar un ciclo de operación del sistema, por ejemplo un cierre contable, la operación de ventas y distribución de un día, etc. Y, el patrocinador del proyecto con el gerente general firman un protocolo que el sistema está completamente operativo.

Operación
Esta es la fase de mayor duración del Ciclo de Vida del sistema y comprende:

• La operación, mantenimiento y mejoramiento del sistema y de su infraestructura.
• La certificación que el sistema está en condiciones de operar con información crítica.
• La ejecución de análisis periódicos para determinar que el sistema y su infraestructura están operando adecuadamente.
• La determinación de cuando el sistema o su infraestructura necesitan ser modernizados, reemplazados o sacados de operación.

Referencias:

[1] Origen del TCO http://www.computerworld.com/hardwaretopics/hardware/story/0,10801,42717,00.html
[2] Definición de TCO http://www.abbrevs.com/index.php?a=term&d=12&q=tco
[3] Modelo para análisis http://www.solutionmatrix.com/total-cost-of-ownership.html
[4] Coping with Chaos, Adriaan Vorster http://www.ukzn.ac.za/citte/papers/id16.pdf
[5] Life Cycle Management Manual, http://www.uspto.gov/web/offices/cio/lcm/lcm.htm
[6] Why Is Total Cost Of Ownership (TCO) Important?
http://www.darwinmag.com/read/110103/question74.html
[7] Finding the T in TCO http://www.computerworld.com/managementtopics/management/itspending/story/0,10801,75718,00.html
[8] Total cost of ownership http://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership
Todos los links fueron verificados el 1 de Abril de 2006.