Una Estrategia BPM para el Área Informática, Parte II

En esta segunda parte completaré las fases: Prototipo, Medir KPI por Procesos y Anteproyecto de la Estrategia BPM para el Área Informática.

Esquema General

Recordemos que la estrategia se presenta como un conjunto de fases secuenciales que permiten ir evaluando fase a fase la decisión de continuar la ejecución de la siguiente. Este enfoque tiene las siguientes ventajas:

  • Permite al Área de Informática establecer un plan para el cual puede ir pidiendo autorizaciones y presupuestos para cada fase.
  • Cada fase se aborda como un proyecto en sí mismo, con su alcance, presupuesto y plazos previamente definidos.
  • Cada fase puede ser ajustada las características de cada empresa.
  • Por estar cada fase claramente definida en su alcance disminuye el riesgo y aumenta la probabilidad de éxito.
  • Por ser cada fase acotada a un objetivo fundamental, el impacto del cambio será percibido en sus aspectos positivos, es un desarrollo, y no como una amenaza (ocurre con los cambios radicales).
Estrategia BPM para el Área Informática

Prototipo

Con motivo de ganar en experiencia es conveniente realizar una proyecto de prueba, este es el Prototipo. Se trata de seleccionar un proceso de algún centro o filial, que sea de complejidad mediana y que represente una necesidad imperiosa para alguno de los gerentes involucrados. El objetivo es tener un “caso de negocio” que se pueda analizar y mostrar, de modo de tener un punto de referencia real al momento de planificar el proyecto BPM.

El Prototipo consta de las etapas:

Prototipo

Implementación

Es la habilitación propiamente tal de un proceso de negocios. El ideal es implementar un macro proceso (Nivel 1) de los inidentificados en el Mapa de Proceso o, en su defecto un proceso (Nivel 2). La implementación permitirá aplicar los conocimientos de BPM y de la metodología de implementación del Área Informática. Por ejemplo, si la empresa tiene productos SAP, lo típico será que aplique la metodología ASAP ajustadas a las necesidades de l a empresa.

En todo caso, es necesario disponer de herramientas para el modelamiento, que ayuden a generar los modelos as-is, los modelos to-be y el análisis de GAP. Me refiero a herramientas para modelar BPM no para hacer diagramas.

Como parte de la Implementación es necesario evaluar a la gente que participará en el proyecto, a objeto de establecer si tiene los conocimientos necesarios para abordar la ejecución de éste, en caso contrario se podrá diseñar un plan de capacitación.

Evaluación

Una vez terminado el prototipo se podrá cuantificar el impacto que generó en las áreas donde se intervino, en el Área Informática, en la plataforma tecnológica, etc. También se podrá evaluar el desempeño del equipo de proyecto y el fenómeno del cambio.

Ajustes Metodológicos

Un resultado específico de la Evaluación es medir cómo se aplicó la Metodología de Implementación con el fin de establecer si es adecuada, si incluye todos los aspectos que se necesitan y si los consultores la aplicaron bien.

De este análisis resultará una lista con los puntos de la metodología a revisar, o a eliminar o a incorporar, según corresponda. Este proceso y la Evaluación es también conocido, con el poco feliz nombre, de análisis post mortem que a pesar de su nombre es muy útil realizar para todos los proyectos.

Medir KPI por Proceso

La razón de medir KPI por Proceso es establecer de manera cuantitativa el estado de situación de un proceso de negocios antes de remodelarlo con BPM y después de implementado con BPM. Esta medición se puede realizar mediante KPI [1] y por medio de una Escala de Madurez [2], de este modo se puede:

  • Determinar el nivel actual de productividad mediante KPI, estos valores permiten establecer un punto de comparación respecto a los valores susceptibles de obtener una vez implementado el nuevo proceso de negocios con BPM. De este modo se tendrá una herramienta cuantitativa para medir el impacto real de la aplicación de BPM en la empresa.
  • El medir los procesos conforme a una Escala de Madurez provee un mecanismo básicamente cualitativo para establecer el nivel de desarrollo actual del proceso respecto a un desarrollo ideal u óptimo (los valores de la Escala de Madurez). La utilidad de esta media es establecer el real punto de partida para la nueva implementación y, de este modo fijar expectativas acordes con la capacidad organizacional de la empresa. Ejemplo: si se quiere implementar un proceso de Planificación de la Producción, deben estar operando previa y adecuadamente: La Proyección de Ventas, el MRP, el Programa de Mantenimiento Preventivo, etc.

Medir los KPI cuenta con las siguientes etapas:

Medir KPI por Proceso

Definición

Cada empresa deberá, conforme a su negocio y estrategia, establecer sus KPI. Que serán los mismos para toda la compañía. Es útil en la etapa de definición establecer el uso de KPI estandarizados, es decir indicadores que ya son usados por muchas empresas y sobre los cuales existen estadísticas conocidas o benchmark. Por ejemplo Coca-Cola Co. tiene un documento denominado White Book, éste contiene la definición, formula y valores de la industria para cada KPI.

Mecanismos de Medición

Se puede partir con un sistema de medición descentralizado y manual, esto es: cada KPI tiene un responsable de medirlo de alguna manera. Este mecanismos, aunque simple, ha demostrado en la práctica ser inadecuado.

Una forma más apropiada es establecer un proceso automatizado para la recolección de los datos necesarios para el cálculo de los KPI más un programa para su cálculo y presentación (dashboard, panel de control, etc.).

Es necesario ser pragmáticos en esta materia, ya que un afán de perfeccionismo puede llevar a la inoperancia. Por eso es preferible, en un comienzo, establecer operacionalmente la medición de 2 o 3 KPI por macro-proceso (Nivel 1) bien definidos y medidos, que una enorme cantidad de indicadores que dificultan establecer el mecanismo de medición y que muchas veces no son utilizados.

Benchmark

O Ranking, es una herramienta indispensable para establecer un mecanismo de medición con respecto a otros. Así por ejemplo, se pueden comparar los resultados de distintas divisiones, entre filiales o con la industria. Y, esto ayuda a determinar los puntos de mejoramiento que llevan a la excelencia operativa.

Existen empresas que venden los benchmark, esto es las definiciones y valores de los KPI, para determinadas industrias y, son herramientas muy valiosas ya que permiten establecer, en relación a la competencia, cual es el nivel efectivo de operación.

Oportunidades de mejoramiento

Establecido el Benchmark para un conjunto determinado de KPI por medio de la comparación de valores con respecto a la media de la industria se puede determinar cual proceso es que necesita una intervención.

También del ranking de KPI de la divisiones o empresas se puede derivar cuál de ellas necesita un mejoramiento. Nótese que este mejoramiento podrá ser en cuanto a Organización, Procedimientos y/o Sistemas Informáticos.

Anteproyecto

En este blog ya he tocado este tema [3], de manera que me referiré a los aspectos específicos de un anteproyecto BPM. El objetivo de este proyecto es implementar procesos de negocios basados en la disciplina BPM. Asumo que:

  • Al menos, se incluirán las dimensiones: Organización, Gobernabilidad (Procedimientos, Políticas, workflows, etc.) y Transacciones (Sistemas Informáticos) en los modelos.
  • La implementación se hará utilizando sistemas de Clase Mundial.
  • La empresa tiene, hace varios años, funcionando una plataforma informática.
  • El Mapa de Procesos de Negocios de la empresa ya está definido.

Para esta estrategia se considerarán las etapas siguientes:

Anteproyecto

Estrategia de Implementación

Esta debe indicar, en términos generales como se hará el proyecto de implementación. Si se hará una implementación gradual o una tipo big band; si se hará para toda la empresa o se hará por divisiones o filiales o países. Si se implementará por proceso o se hará para todos los procesos.

Debe incluir los criterios para la asignación de recursos tanto humanos como monetarios. También es pertinente analizar la transición del sistema antiguo al nuevo.

Es muy conveniente agregar el análisis de riesgos del proyecto, las acciones de mitigación y el plan de Gestión del Cambio.

Factiblidad Técnica

O posibilidad de implementación efectiva, consiste en determinar si la empresa está en condiciones de implementar los procesos de negocios de acuerdo a Best Practices o, en su defecto, establecer que debe realizar previamente.

Otro aspecto a evaluar es la capacidad técnica / operativa del personal para operar con los nuevos modelos de procesos y, de aquí derivar las necesidades de capacitación.

En este proyecto BPM, al igual que en cualquier proyecto de implementación de ERP, los datos a traspasar desde el sistema antiguo al que soportará los nuevos procesos de negocios es un tópico importante de evaluar: Calidad, Cantidad, Años de Historia, etc.

Este análisis de factibilidad debe incluir elementos funcionales adicionales a la operación actual. Por ejemplo. IFRS, Facturación Electrónica, Herramientas para Presupuestación, etc. De modo de aprovechar la ocasión para habilitarlos.

Factibilidad Económica

Debe entenderse que la motivación principal de ejecutar un proyecto BPM se origina en un hecho económico relevante para la empresa. De manera tal que el costo de mantener la situación actual debe ser mayor que el costo de implementación del proyecto en cuestión.

Una forma adicional de medir el valor agregado del proyecto es determinar a partir de los KPI correspondientes a los procesos as-is cuanto se incrementarán al tener operativos los nuevos procesos.

Plan de Implementación

Se refiere a generar una planificación muy detallada de las actividades necesarias para el proyecto y cuya expresión será un Carta Gantt, una lista de hitos, con sus respectivos criterios de aprobación más el plan de gastos.

Otro asunto a considerar en la planificación, es la determinación de los recursos externos necesarios, que implicarán llamados a propuestas (RFP), evaluaciones y generación de contratos.

Referencias

[1] http://es.wikipedia.org/wiki/KPI

[2] https://msaffirio.wordpress.com/2008/06/21/escala-de-madurez-%E2%80%93-process-maturity-model/

[3] https://msaffirio.wordpress.com/2009/08/29/el-anteproyecto-de-una-implementacion-bpm/

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