Hoja de Ruta para la Implementación de una Aplicación

La implementación de una aplicación –software–, como ser: ERP, CRM, B2C, etc., es un asunto que incide directamente en los resultados del negocio, por lo tanto, es indispensable minimizar el riesgo y aumentar la probabilidad de éxito para obtener los beneficios esperados. Nótese que la incidencia puede ser positiva si el la implementación resulta exitosa en términos de resultados de negocio, y por el contrario una pérdida económica importante si la implementación no da los resultados esperados; es decir, fracasa.

Por lo general cuando se refiere a Implementación se asocia con la ejecución de un proyecto, el que efectivamente pone en operación / habilita la aplicación, pero este es en realidad el último proyecto de la Hoja de Ruta que nuestra el diagrama siguiente.

Hoja de Ruta para la Implementación de una Aplicación

Este diagrama muestra los proyectos que es necesario hacer antes del Proyecto de Implementación para asegura su éxito en cuanto a la generación de valor para la organización, y disminución de los riesgos de un proyecto fallido. 

Se asume que la activación de esta Hoja de Ruta cuando ocurre un evento que se genera por la identificación o reconocimiento de un problema, necesidad o pain point. Este evento, por lo general, lo produce la Alta Dirección de la Organización.

En los párrafos siguientes se indican cuales son los insumos o entregables que debe generar cada una de las fases y para que son necesarios.

Arquitectura de Negocio

La Arquitectura de Negocios es un modelo de la empresa que proporciona una comprensión común de la organización y que se utiliza para alinear objetivos estratégicos y demandas tácticas».   

Object Management Group

La Arquitectura de Negocios comprende todo lo relacionado con el diseño, modelamiento, y documentación de los Procesos de Negocios, se dice que éstos están formalizados cuando toda su documentación está disponible en un repositorio [1]. 

Cadena de Valor

Insumos por Generar

  • Los ejecutivos de 1ºLinea generan la directrices para el desarrollo y perfeccionamiento de los Procesos de Negocios de su organización  en base a la estrategia corporativa.
  • Cadena de Valor, identificación de todos los Proceso de Negocios que la organización necesita disponer y operar para poder generar valor, conforme a las directrices.
  • Procesos formalizados hasta el nivel de función / paso / tarea. En lo posible todos los identificados en la Cadena de Valor, o al menos los que serán soportados por la aplicación que se pretende implementar [2].

Uso

  • La información de los Procesos de Negocios Formalizados provee la base para generar el Caso de Negocio, ya que entrega la lista de los procesos que será necesario implementar / mejorar, y permite estimar el valor que generará cada proceso con el soporte de la nueva aplicación.
  • Las matrices Roles – Proceso y Función – Proceso que permitirán estimar la cantidad de usuarios y las funciones que requerirá satisfacer la aplicación a implementar. Estas se usan para precisar el requerimiento a los proveedores cuando se genera el RFP o Llamado a Licitación.
  • Proveer información de las necesidades técnicas de mejoramiento de procesos para apoyar la Decisión de Ejecutar con antecedentes sólidos y precisos.
  • Durante el Proyecto RFP suministrar la información sobre los procesos que deben considerar los Proveedores en la cotización de su implementación de la aplicación.

Caso de Negocio

Un Caso de Negocio o Anteproyecto o Estudio de Factibilidad Técnico – Económico es la forma para demostrar  a los directores, accionistas, ejecutivos, o stakeholders que el proyecto que se está presentando es una inversión sólida.

El objetivo de un Caso de Negocio es que registre: la solución conceptual, los análisis técnicos – económicos de las alternativas evaluadas, desarrolle y analice en profundidad la alternativa recomendada, la estrategia, el análisis de beneficios, la identificación de riesgos de hacer y no hacer, y el plan de implementación en un documento que ofrezca una visión completa de cómo el proyecto beneficiará a la organización.

Hay cuatro pasos necesarios para escribir un Caso de Negocio, que se muestran en el diagrama siguiente [3].

Etapas de un Proyecto Caso de Negocio

Insumos por Generar

  • La Alternativa Recomendada; es decir la solución conceptual a considerar.
  • La evaluación del costo y beneficios esperados del proyecto.
  • Los indicadores de desempeño para medir los resultados que generará la implementación y uso de la aplicación.

Uso

  • Provee a la fase Toma de Decisión la recomendación de la Alternativa a implementar junto con sus evaluaciones técnica y económica.

Decisión de Ejecutar

El desafío doble de la toma de decisiones de proyectos es [4]:

  • La necesidad de hacerlo bien, en términos de responsabilidad, transparencia y enfoque, para satisfacer la gobernanza de la organización.
  • La necesidad de tomar decisiones de proyectos rápidamente, para satisfacer el objetivo de velocidad / oportunidad, de modo de no retrasar el progreso de la organización. 
Proceso para la Toma de Decisión de Ejecutar

Insumos por Generar

En caso que se autorice a ejecución del proyecto:

  • Autorización para ejecutar el Proyecto.
  • Asignación del Presupuesto para el Proyecto.
  • Nominación del Gerente de Proyecto.
  • Selección la información técnica y económica,  generada en las fases Arquitectura Negocio y Caso de Negocio, relevante para el proyecto RFP.

Si no se autoriza el proyecto

  • Comunicado señalando que la iniciativa analizada no se ejecutará o se posterga.

Uso

  • Autorizar y dar inicio a al proyecto RFP.
  • Ingresar al archivo oficial de la organización toda  la documentación generada durante los proyectos Arquitectura de Negocio, y Caso de Negocios  más la correspondiente a la Toma de Decisión.

RFP (Request for Proposal) / Llamado a Licitación / Llamado a Propuesta

Es un documento comercial que anuncia un proyecto, lo describe y solicita ofertas de contratistas calificados para completarlo. La mayoría de las organizaciones prefieren lanzar sus proyectos utilizando RFP y muchos gobiernos siempre las utilizan.

investopedia

Al utilizar un RFP, la entidad que solicita las ofertas es responsable de evaluar la viabilidad de las ofertas presentadas, la salud financiera de las empresas licitadoras y la capacidad de cada licitador para llevar a cabo el proyecto.

Para tener en cuenta:

  • Un Llamado a Licitación es un anuncio de proyecto publicado pública o privadamente por una organización que indica que se buscan ofertas para contratistas para completar el proyecto.
  • El Llamado a Licitación define el proyecto, tanto para la empresa que lo emite como para las empresas que responden al mismo.
  • El Llamado a Licitación describe el proyecto, sus objetivos y la organización que lo patrocina y describe el proceso de licitación y los términos del contrato.
  • La mayoría de las agencias gubernamentales y muchas empresas y organizaciones privadas utilizan el Llamado a Licitación.
  • La alternativa es un proceso menos formal que puede fallar en identificar al mejor proveedor y plan para lograr un proyecto.
Etapas de la Fase Llamado a Licitación

Insumos por Generar

  • Elaboración de Bases Técnicas:
    • Requerimientos Funcionales.
    • Requerimientos No funcionales.
  • Bases Administrativas.
  • Preguntas que hacen los oferente y Respuestas.
  • Elaboración de Matriz de Evaluación.
  • Acuerdo con Proveedor Seleccionado.

Usos

  • Obtener cotizaciones.
  • Conocer a los proveedores.
  • Decidir la compra.
  • Hacer el contrato de compra.
  • Una vez perfeccionado, firmado,  el Contrato de Compra se da la partida oficial de la Proyecto Implementación.

Proyecto Implementación

El Proyecto de Implementación de la  aplicación consiste en: instalar el software, transferir los datos pertinentes, tanto financieros como transaccionales, mapear los procesos (función de un Proceso de Negocio con una transacción de la aplicación), y capacitar a los usuarios tanto en el flujo y reglas del Proceso como en las transacciones del software, y las acciones de Gestión del Cambio. Este proceso determinará si la implementación en la organización es un éxito o un fracaso [5].

El diagrama siguiente muestra las etapas del Proyecto de Implementación, que he utilizado en los proyectos en que participado o dirigido.

Etapas de un Proyecto de Implementación de un ERP

Insumos por Generar

  • Project Charter o Acta del Proyecto.
  • Habilitación de la aplicación, incluye la instalación, parametrización y testing.
  • Traspaso y verificación de Datos.
  • Material de Capacitación y Capacitación de Usuarios.

Usos

  • Proveer el soporte computacional a las funciones de los procesos de negocios.
  • Viabilizar la operación.

Conclusión

La Implementación de una aplicación, es un proyecto que requiere, para ser exitoso en términos de costos, plazo y utilización, que previamente se hagan otros proyectos que proveerán los antecedentes para la toma de decisión sobre la necesidad de ejecutar, estos son el de Arquitectura de Negocios y el Caso de Negocios. Y si se decide la ejecución se deberá hacer indefectiblemente un Llamado a Licitación, que también es un proyecto.

En resumen, si cualquiera de los proyectos de la Hoja de Ruta presentada en este artículo se omite la probabilidad de tener un proyecto  de Implementación fallido aumenta, y esto llevará a pérdidas económicas importantes dados los montos de presupuesto que son necesarios para ejecutar un proyecto de esta naturaleza. De modo que los proyectos a verificar y asegurar que se ejecuten de todas maneras son la Arquitectura de Negocios y el Caso de Negocio, y evitar un Llamado a Licitación sin los antecedentes que ellos generan.

Referencias

[1] https://www.bptrends.com/publicationfiles/THREE%2002-10-ART-Business%20Architecture-Missing%20Link-Michelson_bmm.pdf

[2] https://msaffirio.com/2019/12/03/erp-y-procesos-de-negocios-o-procesos-de-negocios-y-erp/

[3] https://msaffirio.com/2017/04/27/la-identificacion-del-problema-o-necesidad/

[4] https://onlinepmcourses.com/robust-project-decision-making/

[5] https://www.erpfocus.com/erp-implementation-plan.html

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