Reglas de Negocio – Business Rules

Desde hace, al menos veinte años, existen artículos referidos a las Reglas de Negocio que las describen desde una perspectiva del “negocio” o con un enfoque de “sistemas”. En este artículo pretendo mostrar como incorporarlas en un proyecto de implementación de procesos de negocios, para ello incluiré algunas definiciones comúnmente aceptadas a objeto de tener un mismo entendimiento, presentaré un método de recopilación y una lista de los usos posibles de éstas.

En primer lugar, tenemos que entender que las Reglas de Negocio siempre han estado presentes, lo que ocurre que se han denominado de distintas maneras y se han tratado de manera parcializada. Es así como las tenemos en:

• Parámetros, por ejemplo tasas de impuestos, porcentajes de descuentos, listas de valores posibles, etc.
• Procedimientos, flujos, rangos de autorización, instrucciones, manejo de excepciones, etc.
• Datos, características del dato, clasificaciones, elementos que indican como tratarlo, p. ej: activo fijo, producto para la venta, materia prima, etc.

Al no estar presente el concepto de Reglas de Negocios en un proyecto de implementación tradicional de un ERP  se genera una dispersión de la información correspondiente a las Reglas de Negocio, y una dilución de la responsabilidad de su mantenimiento y documentación.

La dispersión de la información se genera porque al no considerar el concepto en cuestión, las reglas se tratan en distintos objetos como ser: herramientas para la parametrización de un sistema, programas (codificación en duro – hardcore), estructuras de datos, reglamentos, manuales de procedimientos, conocimiento de los usuarios, entre otros. A su vez la dilución de las responsabilidades se genera por el proceso de generación; que nos es sistemático  en cuanto a la recopilación, identificación de los responsables y a la forma de documentar. En resumen, se mezclan responsabilidades propias del Negocio con las de Informática.

Por tanto, propongo que en un proyecto de implementación de procesos de negocio  se incluya una tarea con un método  sistemático para la recopilación y documentación de las Reglas de Negocio, tal que tanto las áreas del negocio, de auditoría e informática cuenten con una fuente única y válida para estos efectos.

En otras palabras a las dimensiones básicas de un proceso de negocio: Transacciones (Software), Organización (Estructura y Roles) y Procedimientos (Gobernabilidad) estaremos agregando la 4ta D, es decir, las Reglas de Negocio [1].

Definiciones
En general, todo el mundo sabe que es una “Regla de Negocios”, literalmente, es aquello que usamos para operar un negocio. Son las guías que determinan como se lleva el día-a-día de las operaciones. Sin reglas se estaría en una situación en la que cada decisión se resuelve en el momento, eligiendo alternativas caso a cado o ad-hoc, Y, este modo de operar es muy lento, costoso y puede generar resultados inconsistentes [2].

Para el término “Regla de Negocio” se tiene que para un especialista en procesos de negocio puede significar un conjunto de requerimientos asociados con los procesos, que están o no formalizados en una gramática o taxonomía  por algún tipo de mecanismo. Para el especialista en Base de Datos, puede ser un requerimiento específico que se satisface mediante la definición de alguna característica de los datos, que expresará en los valores posibles de un determinado campo [3]. Y, para la gente del negocio no son más que la “manera de hacer las cosas”.

Una Regla de Negocio define o limita un aspecto del negocio con el objeto de establecer una estructura o un grado de influencia que condiciona el comportamiento de los actores del negocio. A menudo las Reglas de Negocio están focalizadas en el control, en la forma de realizar los cálculos, otras permiten establecer las políticas, y así se tienen en cualquier actividad del negocio, que requiera que la gente actúe de una forma pre-establecida [4].

Qué NO son las Reglas de Negocio
Las Reglas de Negocio no son software. Las Reglas de Negocio pueden ser implementadas en el software, pero esto a menudo representa sólo una parcialidad de sus definiciones, ya que partes importantes quedan expresadas en los Procedimientos Manuales. También existe la posibilidad, poco común por ahora, de habilitarlas mediante una Máquina de Reglas o un Sistema Experto. De modo que se debe entender que efectivamente las Reglas del Negocio, como su nombre lo indica, son parte del negocio y, no de alguna plataforma particular de hardware / software que pudiera soportarlas.

Las Reglas de Negocio de no son “Proceso”, de ninguna forma. Roger Burlton indica que: “Se debe separar el flujo del conocimiento”. Dónde las Reglas de Negocio representan la parte conocimiento que guía al flujo, de aquí  su nombre de Regla de Negocio [2].

Recopilación
Dado que las Reglas del Negocio son conocimiento, su formulación –la acción de explicitarlas por escrito- es un proceso de recopilación, entendiendo que están en la cabeza de los empleados, a diferencia del flujo que habitualmente se documenta en un manual de procedimiento o en un workflow.

Podemos, entonces, decir que las Reglas de Negocio corresponden a un conocimiento tácito, por consiguiente el proceso de recopilación consistirá en convertir este conocimiento que tienen las personas en conocimiento explícito [5].

Es necesario tener presente que el poseer el conocimiento de determinadas Reglas de Negocio es poder. Y, que por tanto su recopilación puede tener complicaciones.

Para proceder a la recopilación de las Reglas de negocios me parece un buen punto de partida tener en consideración los principios denominados  “The business rule approach” desarrollados por Ronald Ross [5], estos son:

• Deben ser explícitas y escritas.
• Expresadas en términos sencillos.
• Existen independientemente de los procedimientos y workflows (ej.: modelos).
• Se construyen a partir de hechos, éstos se definen a partir de conceptos, los que a su vez se representan por medio de términos (ej.: glosarios).
• Guían o influencian el comportamiento conforme a una forma pre-establecida.
• Son motivadas por factores de negocios identificables e importantes.
• Son accesibles a las partes autorizadas (ej.: tienen dueños).
• Están en una fuente única (ej.: repositorio de reglas).
• Son especificadas por las personas que tienen directa relación con ellas y que poseen el conocimiento relevante (ej.: los usuarios claves).
• Son gestionadas –administradas- (ej.: son parte de la Gobernabilidad de los Procesos de Negocios)

Una manera simple para recopilarlas es utilizar alguna herramienta para modelar, p. ej.: modelos EPC, al cual se le define un objeto denominado Regla de Negocio el que se enlaza con:

•  Una función, esta ligazón permite relacionarla con Roles, secuencias de eventos y facilita su inclusión en la generación de procedimientos a partir de los EPC.

 
• A un documento –texto, planilla, etc.- donde se incluye la descripción detallada, para este efecto recomiendo utilizar la formulación Rule Speak [6] , que la pueden solicitar en español en el enlace indicado. Si bien, es cierto que algunos expertos encuentran compleja la utilización de Rule Speak a mi parece que simplifican el proceso de documentación, dado que las definiciones se especifican en español, con un expresiones sin ambigüedades.

El proceso de recopilación puede ser apoyado técnicamente por Business Process Expert (BPX) [7] pero, la responsabilidad sobre el contenido y mantenimiento de la Regla de Negocio es del Dueño de Proceso de Negocio, quien puede obtener información detallada de las mismas por medio de los Usuarios Claves –Key Users.

La etapa del proyecto de implementación de procesos de negocios  en la cual me parece adecuado realizar la recopilación de las Reglas de Negocios es la de Diseño o Business Blueprint.

Usos
Entre otros, el disponer de las Reglas de Negocio en un repositorio y formalmente descritas –por ejemplo en ARIS, donde pueden ser un objeto  conectado a una función en un modelo EPC y a documentos -por ejemplo en SAP Solution Manager, con sus respectivas especificaciones– se logran los resultados siguientes:

• Visibilidad y transparencia de las definiciones de las Reglas de Negocio, tanto para la gente del negocio como para la de informática.
• Gobernabilidad para las Reglas de Negocio: procedimiento para su creación y mantenimiento sistemático con responsable único y del área de negocios.
• Mayor agilidad para abordar los cambios en el negocio.
• Facilitan las auditorías – recorridos- de los procesos de negocios.
• Lista de Reglas de Negocio por: Proceso, Responsable, Rol, Funciones.
• Clasificación por uso: Parametrización, Datos o Procedimientos.
• Documentación disponible centralizadamente.

Referencias
[1] http://msaffirio.com/2008/07/26/dimensiones-de-un-proceso-de-negocio-%e2%80%93-business-process-dimension/
[2] http://www.brcommunity.com/b005.php
[3] http://www.dulcian.com/BRIM%20Documents/What%20Are%20Business%20Rules.htm
[4] http://www.agilemodeling.com/artifacts/businessRule.htm
[5] http://msaffirio.com/2007/09/23/el-activo-conocimiento-de-informatica-knowledge-asset/
 [6] http://www.rulespeak.com/es/downloads.php