El Análisis de Brechas, GAP por su nombre en inglés, es el proceso que utilizan las empresas para comparar su desempeño actual con el desempeño esperado y deseado. Este análisis se utiliza para determinar si una empresa está cumpliendo con las expectativas y utilizando sus recursos de manera efectiva.
Un Análisis de GAP es el medio por el cual una empresa puede reconocer su estado actual –As-is—(midiendo el tiempo, el dinero y el trabajo) y compararlo con su estado deseado –To-be. Al definir y analizar estas brechas, el equipo ejecutivo puede crear un plan de acción para hacer avanzar la organización y superar las brechas de desempeño. [1]
A través del Análisis de GAP una organización examina su situación actual en cuanto al rendimiento frente a su rendimiento objetivo (deseado), así se tiene que:
- Un Análisis de GAP puede resultar útil cuando las empresas no utilizan sus recursos, capital o tecnología a su máximo potencial.
- Al definir la brecha, el equipo directivo de una empresa puede crear un plan de acción para hacer avanzar la organización y completar el desempeño de las brechas.
- Hay cuatro pasos para un Análisis de GAPbrechas:
- Identificar la situación actual. Establecer objetivos SMART sobre dónde quiere resolver. Analizar las brechas desde donde están ahora hasta donde quiere estar.
- Establecer un plan para cerrar las brechas existentes.
- El análisis de brechas también se puede utilizar para evaluar la diferencia entre tasas activos y pasivos sensibles.
SMART = Específico (Specific), Medible (Measurable), Alcanzable (Achievable), Realista (Realistic) y de Duración Limitada (Time-bound).
Cuando es Necesario el Análisis de GAP
El Análisis de Brechas, o GAP, es aconsejable en diversas circunstancias dentro de una organización. Algunas de estas circunstancias incluyen [2]:
Cambios en los Objetivos Organizacionales: Cuando una organización establece nuevos objetivos o estrategias, es importante realizar un Análisis de GAP para evaluar la distancia entre el estado actual y el estado deseado, y determinar qué acciones son necesarias para cerrar esa brecha.
Implementación de Nuevas Tecnologías: Antes de implementar nuevas tecnologías o sistemas en una organización, es fundamental realizar un Análisis de GAP para identificar las diferencias entre los procesos actuales y los futuros, y determinar los cambios necesarios para una transición exitosa.
Identificación de Oportunidades de Mejora: Cuando una organización busca mejorar su desempeño o eficiencia en ciertas áreas, el Análisis de GAP puede ayudar a identificar las áreas específicas que requieren atención y las oportunidades de mejora disponibles.
Cumplimiento Normativo: En el contexto de cambios en la regulación o en los requisitos legales, realizar un Análisis de GAP puede ayudar a determinar si la organización cumple con los estándares requeridos y qué acciones son necesarias para cerrar cualquier brecha de cumplimiento.
Cambios Organizacionales: Durante períodos de reestructuración, fusiones o adquisiciones, es común realizar un Análisis de GAP para evaluar cómo los cambios afectarán a la organización y qué ajustes son necesarios para garantizar una transición suave.
Evaluación de Desempeño: Para evaluar el desempeño de la organización en comparación con sus competidores o con estándares de la industria, es útil realizar un Análisis de GAP para identificar las áreas en las que la organización está rezagada y las medidas necesarias para cerrar esa brecha.
Es así como el Análisis de GAP es aconsejable en cualquier situación en la que una empresa busque mejorar su desempeño, adaptarse a cambios en el entorno o alcanzar nuevos objetivos estratégicos. Ofrece una herramienta sistemática para identificar diferencias entre el estado actual (As-is) y el estado deseado (To-be), y desarrollar planes de acción para cerrar esas brechas.
Beneficios del Análisis de GAP
Crear un Análisis de GAP es una forma de revisar las estrategias actuales para ver qué funciona y qué aún falta satisfacer. Realizar uno puede ayudar al negocio de varias maneras, que incluyen [3]:
- Identificación de Puntos Débiles. Si el negocio no tuvo el desempeño esperado, se puede utilizar un Análisis de GAP para ayudar a los equipos a descubrir la causa raíz de las brechas de desempeño.
- Medición de los Recursos Actuales. Si se tiene un excedente de recursos al final del año, un Análisis de GAP puede ayudar a identificar específicamente cómo se asignaron los recursos para que puedan usarse de manera más eficiente en el futuro.
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Los Cuatro Pasos de un Análisis de GAP
Para realizar un Análisis de GAP, existe un proceso simple de cuatro pasos que se puede utilizar para establecer elementos de acción que ayudarán a reducir o eliminar las brechas. Cada empresa tendrá diferentes cosas en las que se centrará en un Análisis de GAP. De hecho, pueden utilizar diferentes métricas para diferentes gerencias al realizar cada una de ellas sus propios Análisis de GAP[4].
Los cuatro pasos de un Análisis de GAP son:
Identificar La Situación Actual. Definir qué es importante para el departamento, gerencia u organización. Un equipo de ventas puede centrarse en la generación de clientes potenciales y las tasas de conversión, mientras que el departamento de contabilidad puede centrarse en la eficiencia y la precisión. Las métricas que se utilicen serán las más importantes para el éxito de su negocio o departamento.
Establecer Objetivos SMART Sobre Dónde Se Quiere Resolver. Los objetivos SMART son Específicos (Specific), Medibles (Measurable), Alcanzables (Achievable), Realistas (Realistic) y de Duración Limitada (Time-bound). Ser específico limita exactamente lo que se desea lograr y elimina cualquier ambigüedad. Se necesita que las tareas sean mensurables para que se pueda ver el crecimiento hacia la meta. Si bien las metas deben ser aspiracionales, deben ser alcanzables; de lo contrario, es posible que se vea una falta de motivación y frustración en la moral. Los objetivos relevantes ayudan a alcanzar los objetivos generales de la empresa, mientras que ser urgente brinda una fecha límite para medir el progreso y evaluar el éxito.
Analizar Las Brechas Desde Donde Están Ahora Hasta Donde Quiere Estar. Es imprescindible evaluar las lagunas y llegar a la raíz del problema. Esto implica llegar a los detalles de por qué no tiene tanto éxito como se desea. El por qué podría ser un problema de contratación, un problema de capacitación, un problema de recursos, un proceso de negocios ambiguo, o algo más. Aquí es donde se profundiza para descubrirlo.
Establecer Un Plan Para Cerrar Las Brechas Existentes. ¿Qué debe suceder para que se alcancen los objetivos? Desarrollar elementos de acción que ayuden a cerrar la brecha entre dónde se está y dónde se quiere estar.
Tipos de Análisis de GAP
A continuación, se presentan algunos tipos específicos de Análisis de GAP y cómo se pueden aplicar en un entorno empresarial [5].
Análisis de GAP de Producto o Mercado.
Es un hecho triste que el 95 por ciento de los productos fallan una vez que llegan al mercado.
Es posible que un producto no despegue por una gran cantidad de razones, y un Análisis de GAP es una buena manera de detectar problemas antes de invertir tiempo y dinero en el lanzamiento de un producto condenado al fracaso.
Un Análisis de GAP de producto, también conocido como Análisis de GAP de Mercado, evalúa el estado del mercado, la preparación del mercado objetivo, cualquier producto competidor y las actividades de las empresas competidoras.
Ayuda a identificar brechas en las características, la marca, el plan de lanzamiento y las actividades promocionales del producto, para que la empresa pueda aprovechar al máximo las oportunidades reales en el mercado.
Análisis de GAP de Recursos Humanos / Reclutamiento / Capacidades.
Los recursos humanos son el activo más valioso de una empresa. Las actividades de recursos humanos, como la contratación, la salud y la seguridad, la capacitación de los colaboradores, el bienestar y los programas sociales, pueden marcar una gran diferencia no sólo en la moral del personal sino también en los resultados de la empresa.
El Análisis de GAP es una herramienta popular entre los gerentes de recursos humanos para refinar y mejorar sus procesos departamentales. Un ejemplo es el análisis de habilidades.
Antes de comenzar un nuevo proyecto, la gerencia puede utilizar un análisis de habilidades para ayudar a identificar qué capacidades faltan entre el personal actual y qué habilidades son necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. Una vez que los identifique, podrá tomar decisiones apropiadas y rentables sobre cómo llenar el vacío de habilidades, ya sea contratando a un nuevo empleado o subcontratando a un proveedor.
Análisis de GAP de Necesidades.
Un Análisis de GAP de Necesidades es similar a un Análisis de GAP de Habilidades, pero requiere una mirada más amplia a todo lo que una empresa necesita para alcanzar una meta, no solo las habilidades del personal. Qué recursos necesitas? ¿Equipo, conocimiento, presupuesto, cumplimiento normativo?
No hay reglas; se puede y se debe tener en cuenta cualquier recurso necesario para llenar el vacío entre el estado actual y el objetivo futuro con un Análisis de Necesidades. Podría ser tan grande como una nueva oficina regional o tan pequeño como suministros adicionales de café para turnos de horas extras.
Análisis de GAP de Desempeño.
Hay muchas maneras en que el desempeño empresarial puede fallar, incluidas las ventas, la adquisición de nuevos clientes, la retención de clientes y el desempeño de proyectos. Un Análisis de GAP de Desempeño examina el desempeño actual y lo compara con los resultados proyectados si el desempeño actual continúa.
Luego podrá desarrollar un plan de acción para orientar el desempeño hacia la trayectoria necesaria. Por ejemplo, si su empresa se fija el objetivo de adquirir 100 nuevos clientes en los próximos dos meses, un Análisis de GAP al mes puede ayudarle a ajustar las estrategias para impulsar el rendimiento en el segundo mes y alcanzar el objetivo final.
Análisis de GAP de Atención Médica.
La industria de la salud moderna es un laberinto de relaciones y datos complejos, que incluyen HMO, compañías de seguros, hospitales, clínicas, médicos y pacientes. Es más, la competencia es dura. Para permanecer en el juego, los proveedores de atención médica deben trabajar duro para cumplir con los estándares regulatorios como HIPAA y al mismo tiempo brindar una excelente atención al paciente.
Una amplia gama de organizaciones de salud (organismos de salud globales como la OMS, hospitales estatales y empresas de salud privadas) utilizan el Análisis de GAP para asegurarse de que están trabajando constantemente para alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, el Análisis de GAP puede ayudar a las empresas de atención médica a identificar qué proveedores externos tienen acceso a la información médica protegida (PHI) de los pacientes y, por lo tanto, deben firmar un acuerdo de socio comercial (BAA) de acuerdo con las reglas de HIPAA.
Análisis de GAP de TI.
La TI es un gasto importante para las empresas y lograr el mejor retorno de la inversión (ROI) posible es crucial. Identificar el software que su equipo apenas utiliza, reducir los costos de personal con la automatización del software y mejorar los procesos de solicitud de resolución de problemas de TI son ejemplos de la forma en que puede implementar un análisis de brechas de TI para alcanzar sus objetivos de eficiencia [6].
Análisis de GAP Financiero.
El Análisis de GAP Financiero es una excelente manera de evaluar dónde se encuentra actualmente la empresa y dónde quiere estar, y no necesita una herramienta más compleja que una hoja de cálculo para hacerlo. El análisis de la brecha financiera puede analizar cualquier objetivo financiero, como objetivos de ventas, retorno de la inversión de recursos, reducción de presupuesto y mucho más.
Análisis de la GAP Minorista.
La industria minorista –retail–puede adaptar fácilmente metodologías de Análisis de GAP para ayudar a los minoristas a comprender las brechas del mercado y crear un plan de acción para llenarlas. Por ejemplo, un minorista de ropa puede utilizar el Análisis de GAP para evaluar un nuevo mercado regional antes de lanzarse allí.
El minorista también puede examinar el desempeño de las ventas de diferentes productos e identificar por qué una línea de productos puede no venderse según lo previsto. En pocas palabras: un análisis de brechas es un modelo excelente para evaluar la cuestión fundamental en el comercio minorista: oferta versus demanda.
Eliminar las Brechas / GAPs.
Estos son algunos de los tipos de Análisis de GAP a su alcance. Elegir el correcto dependerá del objetivo al que apunta la empresa y de las lagunas que pueda haber en el futuro.
Referencias
[2] ChatGPT
[3] https://asana.com/resources/gap-analysis
[5] https://www.jotform.com/blog/types-of-gap-analysis/
[6] https://msaffirio.com/2009/07/04/as-is-to-be-gap/