Solución Esperada – Definición de Alcance – EAA

La Solución Esperada debe incluir todas las características del producto o servicio que un proyecto pretende crear. Es importante considerar que en la medida que el proyecto avanza en su ciclo de vida la Solución Esperada puede ser modificada.

Todos los detalles de la Solución Esperada no se conocen en las fases iniciales, y éstos se van elaborando progresivamente en las fases siguientes del proyecto. Esta fase de proyecto es clave, ya que es el elemento base para la planificación y ejecución del mismo.

Se deben incluir las descripciones sobre qué es lo que incluye el producto o servicio, y sobre lo que no incluye.

 Alcance

La descripción del Alcance es un relato sobre lo que se necesita implementar, hacer, modificar o capacitar para solucionar el problema definido en la Identificación de la Necesidad, esta descripción puede ser general, sin entrar en detalles. Ya que en caso que se autorice ejecutar el proyecto, el Alcance se precisará más detalladamente durante el Anteproyecto.

En esta Etapa el Alcance se establece a partir de:

• La Identificación de la Necesidad.
• Los Objetivos y la Justificación.
• Las Restricciones.
• Los Supuestos.
• El conocimiento del problema que tenga el Equipo de Definición de la Necesidad (Initianting Process Group)
• Más algunas eventuales entrevistas con las Partes Interesadas.

Es común que el alcance resulte muy extenso y no sea factible implementarlo en un solo proyecto, por eso una vez establecido éste se identifican los elementos que son incluidos y aquellos que no. estos últimos se pueden constituir en el alcance de una fase siguiente del proyecto.

 Descripción Simple del Alcance

Una forma simple para describir el alcance es usar una tabla como la siguiente:

 

ID	Item	Incluido	No Incluido
1	Estimación de la Demanda		♦
2	Planificación de la Producción	♦
3	Planificación del Abastecimiento	♦
4	Planificación del Transporte Inter Bodegas	♦
5	Sales & Operation Execution		♦
6	Ejecución de la Producción		♦
…	…

 Estructura Analítica del Alcance (EAA)

Una manera más sistemática  de definir el Alcance de un Proyecto es la EAA, que es la traducción PBS –Product Breakdown Structure- y que consiste en una estructura jerárquica para describir el producto o servicio que se desea que el Proyecto construya o implemente. No confundir EAP -Estructura Analítica del Proyecto- o WBS –Work Breakdown Structure– que es también una jerarquía, pero con las tareas necesarias para hacer el proyecto.

La tabla siguiente nuestras las características y diferencias entre la EAA y la EAP.

Estructura Analítica del Alcance (EAA)	Estructura Analítica del Proyecto (EAP)
Identificado con un Sustantivo.	Identificado con un Verbo.
Producto o Servicio (el que será entregado al Cliente).	Trabajo necesario para generar el producto o servicio.
Responde al Qué (Producto).	Responde al Cómo (Hacer).
Lista de Compra.	Lista de Tareas necesarias para hacer las Compras.
No representa procesos.	Representa procesos, actividades, hitos, entregables, fechas, etc.
Creado al inicio del proyecto -Identificación de la Necesidad- para visualizar el alcance del producto o servicio.	Creado durante la fase Proyecto, etapa Diseño.
El EAA es un antecedente para generar el EAP.	El EAP se alimenta del EAA.

Ejemplo EAA:

Guía para generar la EAA (Estructura Analítica del Alcance)

	¿Qué hacer?	¿Cómo hacer?
1	Definir el nivel más alto o Nivel 0 de la jerarquía	Definiendo con, ojalá, un sustantivo el producto o servicio que se necesita crear. El nivel 0 se compone de un solo elemento. Ejemplo de productos o servicio: Motocicleta. Nueva Línea de Producción. Proceso Venta Electrónica. Re-estructuración del área X.
2	Definir los elementos del Nivel 1	El Nivel 1 cuelga en la jerarquía del Nivel 0 y puede haber tantos elementos Nivel 1 como sea necesario. El Nivel 1 es la primera descomposición del producto o servicio que generará el proyecto. Una buena práctica es no tener más de 6 elementos por nivel. Si aparecen más quiere decir que se necesita generalizar -sinterizar- más. En la Etapa 1 es indispensable generar el nivel 1 como mínimo.
3	Definirlos elemento del Nivel n+1	El nivel n+1 cuelga en la jerarquía del Nivel n, y puede tener tantos elementos como sea necesario. Cada elemento del nivel n+1 es una descomposición del nivel n.

 Restricciones

Son los factores limitantes que afectan la ejecución de un proyecto. Las Restricciones se identifican cuando se define el Alcance del proyecto, describen tanto las limitantes internas como externas.

Las Restricciones del proyecto son limitaciones que enfrenta el proyecto debido a la financiación, programación / horarios, tecnología o recursos o estrategias de la empresa. Las Restricciones pueden ser también físicas (es decir, la falta de espacio o instalaciones).

Las Restricciones deben ser analizadas cuidadosamente y se comunican a todas las Partes Interesadas, ya que pueden requerir un nivel elevado de urgencia o flexibilidad para trabajarlas y completar con éxito el proyecto.

En esta sección se debe describir las limitaciones del proyecto para asegurar que todas las Partes Interesadas compren las limitaciones dentro de las cuales se debe ejecutar y terminar el proyecto.

Categorías de Restricciones:

• Plazos y Fechas
• Presupuesto
• Recursos
• Conocimientos / Habilidades
• Dependencias
• Políticas Internas
• Tecnología
• Otras

Ejemplos:

• El Anteproyecto debe completarse en 30 días.
• La Capacitación se hará en las dependencias de la empresa, en horario de trabajo.
• La fecha de Puesta en Marcha debe ser 60 días antes de la Temporada Alta.
• La WiFi estará habilitada en las bodegas una vez que se complete la construcción de éstas.
• …

 Supuestos

Son factores que se deben considerar durante la planificación como verdaderos, reales, o ciertos, sin que esto sea necesariamente demostrable. También debe anotarse el impacto potencial en caso que sean falsos.

Es importante documentar estas suposiciones porque hay un nivel de incertidumbre asociado con ellas que introduce riesgo al proyecto. En esta sección se deben describir los supuestos para el proyecto, de modo que todas las Partes Interesadas los conozcan y en el futuro, para que puedan ser analizados con el fin de mitigar el riesgo.

Categorías de Supuestos:

• Alcance.
• Cronograma.
• Presupuesto.
• Expectativas.
• Patrocinio.
• Compromiso del Negocio.
• Tecnología.
• Proveedores.
• Otros.

Ejemplos:

• Los Usuarios Claves estarán disponibles al 100% durante los períodos correspondientes a sus tareas asignadas en la planificación del proyecto.
• El horario de trabajo es de 9:00 a 18:00 en días hábiles.
• Se requiere la participación de consultores externos.
• El nuevo servidor está operativo.
• Se cuenta con sala para el proyecto.
• No se permiten cambios de alcance.
• …

 Hitos

Es fundamental tener un Plan con fechas, de otro modo es muy improbable lograr los resultados esperados. Los Hitos se establecen analizando el esfuerzo (recursos) y tiempo necesario para producir cada uno de los elementos Nivel 1 de Estructura Analítica del Alcance, más el conocimiento en la ejecución de proyectos similares. En esta etapa se genera la primera versión de los Hitos, la que será actualizada durante la fase Ante-proyecto.

Los Hitos corresponden a fechas donde se revisa el avance del proyecto y, además cada Hito tiene un conjunto de Entregables que deben estar terminados a la fecha del mismo.

Ejemplo de Hitos:

1. Fin Anteproyecto 15 de Junio de xx
2. Capacitación Usuarios Claves 1º de Septiembre xx
3. Inicio Testing 15 de Octubre xx
4. Carga Inicial de Datos 20 de Noviembre xx
5. Puesta en Marcha 15 de Enero xx+1

Comentario

La Solución Esperada normalmente está definida vagamente, son declaraciones de tipo general, por ejemplo: Actualizar el Sistema X, Implementar el Software para Call Center, Habilitar la Planificación de la Producción, etc. Estos son títulos nada más; para poder establecer un plan de proyecto se necesita tener una idea exacta y detallada de lo que se necesita hacer, de las restricciones y limitaciones que se deberán tener en cuenta y, un cronograma concordante con los tiempos y esfuerzos qué necesitará el proyecto para implementar la Solución Esperada.

El tiempo, esfuerzo y presupuesto que se ocupe para generar la Solución Esperada, que cubra con precisión las necesidades del negocio, es una condición necesaria, pero no suficiente para hacer un proyecto exitoso. No generar formalmente una Solución Esperada significa, al menos, hacer el proyecto en mayor plazo y exceder el presupuesto, por trabajos adicionales de ajustes y correcciones por funciones no consideradas o parcialmente consideradas en la planificación del proyecto.

Este artículo sobre el Anteproyecto cuenta con tres partes:

Parte 1:  La Identificación del Problema o Necesidad

Parte 2: Solución Esperada -Definición de Alcance – EAA

Parte 3: Análisis de Factibilidad de un Proyecto