El paso del tiempo conlleva la evolución del software, esto lo vemos en la práctica con la aparición de nuevas versiones de los sistemas. El proceso de poner al día el software existente es de larga data y se denomina actualización –upgrade-. En general, las actualizaciones de software incluyen correcciones a fallas de programación –bugs– y adiciones de nuevas funciones.
Cuando nos referimos a actualizaciones de software, que soportan procesos de negocios, lo que más interesa de la actualización es la disponibilidad de nuevas funciones, que pueden dar un mejor soporte al negocio. A la actividad de incorporar las nuevas funciones del software a la operación de una empresa la denominamos Actualización Funcional, a la actividad de instalar una nueva versión de software la llamamos Actualización de Software o Actualización Técnica [1].
El objetivo de la Actualización Funcional es tomar ventaja de las nuevas funciones del software y de aprovechar la ocasión para revisar el grado de alineamiento de los procesos de negocios con la estrategia de la empresa.
¿Por qué hacer una Actualización Funcional?
A menos que estemos en la etapa de crear un nueva empresa, siempre nos encontraremos en presencia de un conjunto de programas y sistemas que soportan los procesos de negocios.
En muchas ocasiones las empresas después de operar con un sistema optan por reemplazarlo por otro distinto, casi siempre de otro proveedor. Esta decisión da origen a los proyectos de Implementación, es decir se reemplaza un sistema por otro. En este artículo nos referiremos a que la empresa no cambiará su actual sistema, sino que hará una incorporación sistemática de las nuevas funcionalidades del software a sus procesos de negocios, en donde sea pertinente.
Luego, las razón para hacer un proyecto de Actualización Funcional es cuando se necesita sincronizar los procesos de negocios con las funcionalidad del software disponibles en la nueva versión del mismo.
Por consiguiente, las preguntas a responder son:
- ¿Cuáles son las necesidades del negocio no cubiertas por el sistema informático?
- ¿Cuáles son las necesidades del negocio parcialmente cubiertas por el sistema informático?
- ¿Qué necesidades cubren las nuevas funciones del software disponible?
Por si a caso, los “sistemas” fabricados con MS Excel no son sistemas en el contexto de este artículo.
También es común que se realicen Actualizaciones de Software sucesivamente –sin modificar los procesos de negocios-, y ahí surge la Actualización Funcional como una necesidad de incorporar al uso diario las nuevas funciones del software, a esta acción también suele llamársele Optimización del Uso.
Requisitos para una Actualización Funcional
En primer lugar es necesario tener instalado y operativo el software actualizado a la versión más nueva o la que nos parezca adecuada. Este e pre-requisito técnico es fundamental, ya que es evidente que necesitamos operar con las nuevas funcionalidades del software que este pone a disposición en las versiones más recientes.
El segundo elemento a considera es el Análisis de Brecha o Gap, éste nos indicará cuales procesos de negocios es necesario actualizar con cuales funciones del software.
Para este análisis es preciso diferenciar nítidamente entre negocio y proceso de negocio. Donde negocio es el conjunto de actividades que debe realizar una empresa para dar satisfacción a sus objetivos empresariales, por ejemplo: comprar, producir, vender, contabilizar, etc. Y, proceso de negocios es la actividad –del negocio- que es soportada por un sistema compuesto por elementos de software y procedimientos [2]. De aquí se desprende que la Actualización Funcional se refiere a los procesos de negocios.
El Análisis de Brecha, que consiste en establecer cuales son los procesos de negocios necesarios de actualizar con las nuevas funcionales disponibles en el software, tiene a mi juicio tres grandes actividades:
- Determinar el Mapa del Negocio, tener la lista de las actividades que la empresa debe realizar para dar satisfacción a sus objetivos empresariales. Este mapa debe incluir el nivel de desarrollo informático para cada una de las actividades (Implementado, NO Implementado, Parcialmente Implementado), la figura siguiente muestra un ejemplo de mapa al estilo SAP.
- Establecer cuales son las funciones de software que es necesario incorporar al negocio.
- Hacer la comparación entre el modelo en uso –as is – y el modelo deseado –to be– Esta comparación establece la diferencia –gap– que es preciso satisfacer mediante la Actualización Funcional.
La conveniencia de ejecutar un proyecto Actualización Funcional estará determinada por el Análisis de Brecha, si éste señala que existen aspectos de los procesos de negocios que son susceptibles de soportar con las nuevas funcionalidades del software, entonces tendremos la justificación técnica para proceder.
Aspectos a Considerar
Un proyecto de Actualización Funcional solo es posible cuando la empresa ya tiene un nivel de madurez y experiencia en la utilización de software para soportar sus procesos de negocios. En general este tipo de proyectos se da en empresas que operan con ERP, CRM, SCM, etc. provisto por alguno de los grandes fabricantes de software, como ser Oracle o SAP. De manera que nos estamos refiriendo a empresas de tamaño grande y que por lo tanto tienen los recursos económicos y humanos para sustentar proyectos que requieren:
- Procesos de Negocios formalizados, es decir modelados de acuerdo a la disciplina y herramientas de BPM –Business Process Management [3].
- Gobernabilidad, cumplimiento de normas, políticas y certificaciones (ISO 9000, IFRS, Sarbanes-Oxley, etc.)
- Personal capacitado para modelar procesos de negocios.
- Planificación y Gestión de Proyectos, este proyecto de Actualización Funcional normalmente involucra a muchas áreas de la empresa y requiriere de recursos económicos y humanos importantes, no es raro que tenga una duración de más de un año, por lo tanto es imprescindible contar con una ademada planificación, ojalá disponer de una PMO (Project Management Office) [4]
- Este es un proyecto para su área de proyectos no para su área de mantenimiento.
Referencias
[1] HP introduces SAP upgrade and management services
[2] http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_de_negocio
[3] Business Process Management 101: The Basics of BPM and How to Choose the Right Suite
[4] Why You Need a Project Management Office (PMO)