Diseño de Portales – Portal Design

 

El motivo de este artículo es ver como en los portales de empresas se tiende a crear páginas multimediales, llenas de abalorios; que por una parte hacen más lenta la operación y, por otra no aportan nada. En la falsa idea que una entrada con una pagina atractiva, entendiendo por tal una llena de multimedia y botones que bailan, generará en el usuario el deseo de retornar al portal. Este enfoque lo llamo de “publicistas”, les plantearé un enfoque de “informáticos”.

 

Mi punto de vista es que los usuarios ocuparan el portal en la medida que éste les ofrezca información y, herramientas útiles para la ejecución de sus respectivas labores. Si el portal no brinda utilidad a un usuario, él no volverá a ocuparlo.

 

Por tanto, desarrollaré algunos aspectos del portal respecto a lo útil, es decir que es lo pertinente y adecuado tener en él. En otras palabras intentaré describir algunos conceptos básicos de diseño [1], partiendo por definir la utilidad del objeto que se pretende crear: un portal.

 

Definición

Un portal de empresa –enterprise portal-, también llamados enterprise information portal (EIP) o corporate portal,  es un mecanismo para la integración de información, personas y procesos dentro de las fronteras de una organización. Provee un punto único y seguro de acceso a información organizada por roles, es decir cada persona tiene acceso a la información que corresponde a su rol o cargo. Un aspecto destacado de los portales es su capacidad para operar descentralizada mente en la creación y administración de contenidos, cuestión que facilita el mantenimiento actualizado de la información [2].

 

«Los portales son básicamente para uso interno dentro de una empresa»

 

Funciones de un Portal

Idealmente un portal debiera ser la interfaz única para los usuarios de una empresa, a través de la cual tienen acceso a todas las aplicaciones que ocupan y a toda la información que necesitan para la realización de sus tarea. Este objetivo no parece simple de alcanzar y por tanto un objetivo más razonable es contar con un portal para distribuir información y fomentar el trabajo colaborativo,  desde esta perspectiva las funciones son:

 

• Generación y publicación de contenidos, simplificando el portal permite la creación de “carpetas” en las cuales se puede guardar documentos (PDF, texto, presentaciones, planillas, etc.) que puede ser accedidos por los usuarios. Para la generación de contenidos y su publicación normalmente existen workflows que sistematizan y ordenan esta tarea. A modo de ejemplo: puede existir una carpeta denominada “Informes de Producción” y en ella se almacena los Informes Semanales (típicamente planillas), esta simple operación ayuda a distribuir y a mantener las copias “oficiales” de los informes. Otro ejemplo: tener una carpeta de “Procedimientos” en las que se guardan los documentos que los describen, para estos documentos resulta muy útil la funcionalidad de control de versiones de un documento.

 

• Workflows, es la automatización de un proceso de negocio, sea parcial o totalmente, durante el cual documentos, información o tareas son pasados desde un participante  a otro para la ejecución de otra acción, de acuerdo a un conjunto de reglas procedurales [3]. Por tanto para el portal nos interesan los workflows que pueden operar en él. Por ejemplo un workflow para reasignar partidas presupuestarias, o para autorizar una solicitud de compra, etc

 

• Aplicaciones, nos referimos a cualquier programa que resuelve una necesidad del negocio que funciona en el portal. Por lo general son funciones para entrega de información o para transacciones de bajo volumen. Por ejemplo una aplicación de business intelligence que entrega información de venta, o un sistema para la administración de contratos, etc. Un caso especial de aplicación es el material para capacitación, que si puede tener material multimedial.

 

• Trabajo colaborativo, se refiere al uso que un grupo de personas de un equipo de trabajo puede darle al portal para ejecutar su actividad. Al menos esta funcionalidad incluye: salas de colaboración, que son lugar donde los miembros del grupo pueden colocar documentos y compartirlos, mecanismos para hacer presentaciones remotas, chat, foros, etc. Entonces para un equipo de proyecto que opera en varias locaciones simultáneamente esta es una muy buena herramienta para intercambio de información, para comunicación y coordinación, por ejemplo las reuniones de control de avance se pueden proyectar para todo el equipo en sus lugares respectivos de trabajo con la herramienta de presentaciones, la carta Gantt se puede dejar en la sala de colaboración y la generación y evolución de la minuta se hace con la herramienta de generación de contenidos.

 

Consideraciones para el Diseño

Establecida la funcionalidad del portal, que puede ser la señalada en los párrafos anteriores u otra, la pregunta a hacerse desde la perspectiva del diseño es ¿Cuál es la interfaz más adecuada para cada función? Al respecto me referiré, en esta oportunidad, al home page.

 

Siguiendo con nuestro modus operandi, primero establecemos las características del home page que necesitamos:

 

• Que tenga un diseño de acuerdo a la imagen corporativa de la empresa (logo, colores, tipografía, etc.)
• Que muestre las últimas noticias relevantes de la compañía
• Que incluya la lista de opciones propias del usuario
• Que el scroll sea sólo hacia abajo o hacia arriba, pero no hacia los lados (izquierda – derecha).
• Que contenga avisos relevante y links hacia sitio relevantes para la empresa.
• Que los temas más importantes vayan en la parte superior y los de menor importancia más abajo.

 

• Que la gráfica se use con moderación, teniendo siempre presente que la función a optimizar es la facilidad y velocidad al tópico de información que al usuario interesa.

 

Ejemplos

Para ilustrar estos conceptos les incluye el sitio SAP Community Network y el Washington Post que a mi juicio cumplen a cabalidad con el objetivo de presentar y destacar los tópicos importante y de poder llegar fácilmente al tema que importa, sin elementos distractores.

 

Sitio SAP Community Network

Este sitio tiene por misión entregar información a profesionales de las área de programación y desarrollo más al área de expertos en procesos de negocios.  Incluye también un foro para hacer consultas y pedir ayuda en temas relacionados con los productos de SAP AG. Este portal es para público general, para suscriptores (gratis), para socios de SAP y para empleados de SAP. No incluye publicidad de terceros.

 

 

 

En esta página podemos observar 5 secciones:

 

1. La barra de menú u opciones, que dependerá del perfil del usuario.
2. La sección de la izquierda con fondo azul, que incluye links hacia área o aplicaciones específicas, cuya lista de opciones también depende del perfil del usuario.
3. El área central, sobre la línea azul, muestra ocupando todo el ancho en su parte superior la noticia o aspecto más destacado. Y, debajo estructura dos columnas,  en la que se incluyen dos tópicos destacados.
4. El área central, bajo la línea azul tiene muchas secciones al las que se llega con el scroll vertical, y cada una de ellas incluye links a los temas de interés.
5. La sección izquierda, incluya en forma de columna avisos de eventos.

 

 

 

Sitio de Washington Post

El Washington Post es uno de los periódicos más influyentes de USA y que es un referente para estar informado sobre la política norteamericana. Este portal es para público en general y para suscriptores. También incluye publicidad de terceros (casualmente aparece SAP y Toyota),

 

 

 

En esta página podemos distinguir 5 secciones.

 

1. En la parte superior, antes de la barra de menú azul, existen links para funciones de ingreso y suscripción, debajo esta la identificación gráfica del sitio y a la derecha existe un espacio para publicidad estática.
2. Después viene la barra azul con las opciones de menú, que llevan a la distintas secciones de información.
3. Columna de la izquierda, incluye foto para ilustrar la noticia más destacada.
4. Sección central, presenta los titulares o noticias destacadas.
5. Columna derecha, tiene una sección que resalta los artículos más leídos, un cuadro con aviso previo –Advertisement– para publicidad con material multimedial y la parte inferior apunta a material de video.

 

Conclusiones:

La gran deferencia entre el SAP Commuty Network y el Washington Post, es que este último hace publicidad explícita pero, lo hace de una manera no invasiva, es en lugares pre-establecidos y con un espacio que no es mayor que la foto de la noticia destacada. Podemos ver que tienen una organización –estructura- simple que a primera vista permite seleccionar el tema que interesa y, ambos tiene secciones con material de video en áreas ad-hoc. Los dos sitios ocupan sólo el scroll vertical.

 

Referencias

 [1] Principles of Design http://www.digital-web.com/articles/principles_of_design/

 [2] Enterprise Portal http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_portal

 [3] Workflow Definition http://www.e-workflow.org/