La Transformación Digital, la digitalización de los negocios, el marketing digital, y todo el aumento de la actividad en la WEB producto del confinamiento por el COBID-19, tiene su expresión operativa en los Sistemas e Infraestructura Informática de las organizaciones; que se manifiesta por un mayor tráfico, más exigencias funcionales y de performance, soporte remoto, ajustes al modo hacer las cosas, nuevos niveles de seguridad, entre otros.
El atender los requerimientos que demanda este nuevo escenario, que según dicen los expertos llegó para quedarse, precisa de la participación tanto de la gente del Negocio como la de Tecnologías de la Información, Comunicación y Automatización (TICA), y de Procesos de Negocios. Para canalizar adecuadamente sus prioridades y recursos es indispensable contar con ciertas “reglas del juego”, de lo contrario se generan iniciativas fallidas, proyectos sin los recursos y patrocinios necesarios, aumento de la mala onda entre el Negocio y TICA; pero, lo que es peor, pérdidas de oportunidades de negocio y de generación de valor.
Las “reglas del juego” para la relación de trabajo entre el Negocio, TICA, y Procesos de Negocios se conocen como Gobernanza de la Arquitectura Empresarial. Conforme a mi costumbre comenzaré por las definiciones.
Contenido
- Definiciones
- Componentes
- ¿Por qué es necesaria la Gobernanza AE?
- ¿A cuáles organizaciones aplica?
- Conclusión
- Referencias
Definiciones
- Negocio, en este contexto se refiere a las áreas de la organización que participan directamente con los clientes en las acciones comerciales, en la manufactura o producción, y con la provisión de los servicios.
- Tecnologías de la Información, es el área responsable del Hardware, Software y Comunicaciones, y en algunos casos de la Automatización.
- Proceso de Negocio, es un conjunto de actividades debidamente formalizadas y documentadas que los Colaboradores hacen, con el soporte de Sistemas Informáticos, para generar valor (ganancia). Se asume que el Proceso de Negocio está alineado con la Estrategia de la organización.
- Gobernanza, comprende todos los procesos de gobernar, ya sea emprendidos por el gobierno de un estado, por un mercado o por una red, sobre un sistema social (familia, tribu, organización formal o informal, un territorio o entre territorios) y ya sea a través del leyes, normas, poder o lenguaje de una sociedad organizada. [1]
- Arquitectura Empresarial (AE), es una disciplina para liderar de manera proactiva y holística las respuestas empresariales a las fuerzas disruptivas, mediante la identificación y el análisis de la ejecución del cambio hacia la visión, y los resultados comerciales deseados. AE ofrece valor al presentar a los líderes empresariales y de TICA recomendaciones listas para establecer o ajustar políticas y proyectos, a fin de lograr resultados de negocios específicos que aprovechen las oportunidades comerciales relevantes. [2]
- Gobernanza Arquitectura Empresarial (AE), es la práctica de analizar, diseñar, planificar e implementar el análisis empresarial para ejecutar con éxito las estrategias comerciales. Para operar una práctica de AE exitosa en una empresa, es necesario establecer una estructura de gobierno y organización, la Gobernanza AE. Esta tiene que ser adecuada para que pueda identificar procesos, roles, responsabilidades, reglas de negocios, y habilidades para realizar la Capacidad / Función de Arquitectura. Y, todos estos elementos deben estar conformes con lineamientos estratégicos de la organización. Establecer la AE implica un liderazgo firme, un conocimiento completo de la estructura organizacional, una dirección segura y la habilitación de procesos de TICA efectivos para promover las estrategias de una empresa, para así lograr los resultados empresariales deseados, y mantenerse al tanto de las tendencias y de las disrupciones de la industria, utilizando principios y prácticas de arquitectura.
- Cumplimiento, es «la acción de cumplir con un comando» o «el estado de cumplimiento de reglas o estándares». En el mundo empresarial, se define como el proceso de asegurarse de que la empresa y sus colaboradores sigan todas las leyes, regulaciones, estándares y prácticas éticas que se aplican a su organización e industria. El cumplimiento corporativo cubre tanto las políticas y los procedimientos internos como las leyes estatales. Hacer cumplir el cumplimiento ayuda a su empresa a prevenir y detectar violaciones de las reglas, lo que protege a su organización de multas y demandas. El proceso de cumplimiento es una actividad continua. Muchas organizaciones establecen un programa para gobernar de manera coherente y precisa sus políticas de cumplimiento a lo largo del tiempo.
Componentes
El diagrama siguiente identifica en sus sectores internos las disciplinas de la AE; es decir, los ámbitos específicos de su aplicación: Negocio (Procesos), Datos, Aplicaciones (Sistemas) y Tecnología (Computacional, Comunicaciones y Automatización). Por su parte los componentes de la AE, que son los elementos y recursos que posibilitan su operación, se muestran en el anillo exterior: Liderazgo, Organización, Procesos, Herramientas, Mediciones, Directrices y Reglas de Negocio, y Presupuesto.
Liderazgo
La Gobernanza AE es una parte del todo mayor que es la Gobernanza Corporativa, la cual es establecida por el Directorio y delegada en un Comité que, normalmente es presidido por el Gerente General. Es en el marco de la Gobernanza Corporativa donde se inserta la Gobernanza AE, como el mecanismo para asegurar el uso de adecuado de las Tecnologías Informáticas y de los Procesos de Negocios. Por ello, es usual, que el liderazgo principal de la Gobernanza AE lo establezca el Comité de Gobernanza Corporativo, quién por lo general, asigna la responsabilización (accountability) de la Gobernanza AE a un ejecutivo de primera línea del negocio, no al CIO ni al Gerente de Procesos de Negocios.
La práctica la AE implica acciones en las distintas áreas de la organización, y para cuya realización se requiere un patrocinio –liderazgo– de alto nivel, ya que es común encontrar intereses encontrados entre las distintas área, y la natural oposición a los cambios de la gente, cuando perciben que los mueven de su zona de confort.
Organización
La organización –creación– de la AE se inicia para desarrollar y permitir la adopción de capacidades de diseño, revisión, ejecución y gobernanza en torno a AE. Estas capacidades comprenden una serie de elementos claves, que incluyen:
- Marcos de Referencia / Frameworks: un conjunto de estándares, procedimientos y protocolos operativos que guían y dirigen las decisiones en torno a la adopción, reutilización, generación de informes y retiro de la tecnología de la información en las organizaciones. Estos incluyen principios rectores, métodos, procedimientos, métricas, mejores prácticas y modelos de referencia. Ejemplos: TOGAF, ITIL, COBIT.
- Comité AE, Junta de Revisión o Mesa: responsable de las definiciones, directrices y de la revisión de cambios de la AE, es multidisciplinaria y transversal, con el respaldo del Directorio / Gerente General. El liderazgo corresponde a un ejecutivo de 1ª línea, más la participación de los gerentes de TICA, de Procesos de Negocios más otros integrantes. Sus funciones principales son: supervisar la implementación y cumplimiento de la estrategia empresarial en lo que se refiere a AE, las regla o directrices, y los proyectos asociados a la AE.
- Cumplimiento de AE: Definición de una estrategia para asegurar la medición y aplicación del cumplimiento de la AE e implementación de un conjunto de procesos consistentes y repetibles para garantizar que la AE se está usando adecuadamente. Establecimiento de las estructuras y responsabilidades organizativas correctas para respaldar los procesos de gobernanza de la arquitectura y los requisitos de presentación de informes. [3]
Procesos
Los procesos de gobernanza de AE son elementos integrales del marco general de Gobernanza AE que se utiliza para implementar soluciones tecnológicas. A continuación, se enumeran los cinco procesos principales:
- Proceso de Documentación de AE, generación y aseguramiento que toda la información concerniente a Procesos, Datos, Sistemas y Tecnologías está debidamente generada y, muy principalmente, actualizada.
- Proceso de Revisión AE, mecanismo formal para actualizar los distintos componentes de la AE, sea por razones alineamiento estratégico o técnicas.
- Proceso de Comunicación de AE, practica para difundir el conocimiento de las directrices, objetivos y procesos de la AE para toda la organización.
- Proceso de Cumplimiento de la AE, conjunto de acciones que permiten verificar y medir el grado de aplicación de la Gobernanza AE en las distintas actividades referidas a: Procesos, Datos, Sistema y Tecnologías.
- Proceso de Medición de la Madurez de AE, mecanismo formal y periódico para establecer el nivel de desarrollo de la AE en la organización, con respecto a una escala previamente convenida y de uso común en la industria. Facilita el mejoramiento continuo.
Funciones y Responsabilidades de Gobernanza AE
Los roles y responsabilidades dentro de AE cubren una amplia gama de actividades, que incluyen, entre otras:
- Proporcionar liderazgo y comunicación.
- Visualizar, liderar y guiar el desarrollo del cumplimiento de la AE, y de la transformación que implica para TICA.
- Comprensión de las áreas de negocio, correspondiente al modelo Cadena de Valor de Porter.
- Comprensión de las tecnologías TICA asignadas, disponibles, y en uso.
- Establecer y mantener el vínculo entre la implementación de la AE, los objetivos arquitectónicos incorporados en la Gobernanza AE, y los objetivos estratégicos del negocio.
- Proporcionar un mecanismo para la aceptación y aprobación formal de la AE a través del consenso y la publicación autorizada.
- Proporcionar un mecanismo de control fundamental para garantizar la implementación efectiva de la arquitectura.
- Proporcionar la capacitación necesaria para la correcta aplicación de la AE.
- Los líderes de AE deben trabajar en la integración de “Negocios y TI” en lugar de alinear “Negocios y TI”. El enfoque debe estar en la realización de la estrategia comercial y no solo en la garantía y el cumplimiento.
Herramientas
Las herramientas AE capturan, almacenan, estructuran y analizan información relacionada con la Arquitectura Empresarial.
Las herramientas de AE brindan soporte para la toma de decisiones estratégicas al capturar contextos empresariales vitales, junto con capacidades de análisis y desarrollo de contenido en las arquitecturas de Procesos, Datos, Sistemas y Tecnología.
Ayudan a las partes interesadas a analizar y optimizar la cartera de estrategias comerciales, estructuras organizativas, procesos / tareas y actividades comerciales, flujos de información, aplicaciones e infraestructura tecnológica.
Una herramienta de AE cubre las siguientes características funcionales:
- Capacidades para el modelado.
- Soporte para marcos de referencias y estándares.
- Capacidad para crear o importar modelos y artefactos.
- Repositorio y metamodelo robustos y flexibles.
- Facilidad de uso.
- Integración a múltiples herramientas de uso empresarial.
- Capacidad de impactar en todos los niveles de los dominios empresariales.
- Capacidades administrativas para satisfacer diversas necesidades, como seguridad, control de auditoría, colaboración, configuración y control de versiones.
Mediciones
Las métricas estiman el progreso de AE durante las primeras etapas de su implementación. También ayudan a medir la eficiencia y la eficacia de AE para garantizar que se entregue un valor real a la empresa.
Medir las métricas de AE es necesario para:
- Determinar qué tan efectivos y eficientes son los procesos o servicios que satisfacen al cliente.
- Identificar oportunidades de mejora.
- Tomar decisiones basadas en hechos y datos.
La medición debe:
- Traducir las expectativas de la organización en metas.
- Evaluar la calidad de los procesos.
- Seguimiento de mejoras.
- Apoyar las estrategias empresariales.
Para que el programa de AE tenga éxito, debe monitorearse y medirse periódicamente con respecto a un conjunto de métricas definidas. El estado de las métricas en una organización puede capturarse, presentarse y comunicarse de manera eficaz mediante cuadros de mando –dashboards.
Directrices y Reglas de Negocio.
Los principales principios rectores para establecer una gobernanza exitosa de AE son:
- Disciplina: Todas las partes involucradas tendrán el compromiso de adherirse a los procedimientos, procesos y estructuras de autoridad acordados.
- Transparencia: Todas las acciones implementadas y su apoyo a las decisiones estarán disponibles para inspección por parte de los miembros de la organización que corresponda.
- Independencia: Establecer todos los procesos, toma de decisiones y mecanismos utilizados para minimizar o evitar posibles conflictos de interés.
- Responsabilización – Accountability: los grupos identificables dentro de la organización, por ejemplo, las juntas de gobierno, Directorios o Comités que toman acciones o toman decisiones, están autorizados y son responsables de sus acciones.
- Responsabilidad: Cada parte contratada debe actuar de manera responsable ante la organización y sus partes interesadas.
- Equidad: No se permite que las decisiones tomadas, los procesos utilizados y su implementación creen ventajas injustas para ninguna de las partes en particular.
La Gobernanza de AE sobre los procesos de entrega de soluciones de TICA y Procesos de Negocios de una organización se centra en la realización de una serie de acciones, tale como:
- Estandarización: desarrollo y promoción de estándares de TICA y de Procesos de Negocios en toda la empresa.
- Consistencia: habilitar los niveles requeridos de información, procesos e integración e interoperabilidad de aplicaciones.
- Reutilización: estrategias y capacidades de habilitación que reutilizan y aprovechan los activos de TICA en los niveles de diseño, implementación y cartera. Esto podría incluir consideraciones tanto de proceso / gobernanza como de repositorio de activos.
- Calidad: entrega de soluciones que cumplen con los requisitos funcionales y técnicos de una empresa, con un proceso de gestión del ciclo de vida que garantiza la calidad de las soluciones.
- Rentabilidad y Eficiencia: Aprovechar los estándares, la reutilización y la calidad a través de procesos de gobierno de decisiones repetibles que permiten niveles reducidos del costo total del ciclo de vida de las soluciones y permiten una mejor realización de las inversiones en TICA.
Presupuesto
Como todo cambio que pretenda realizarse en una organización se requieren recursos humanos y financieros, por ello para establecer la práctica de la AE es necesario contar con un presupuesto que incluya las partidas siguientes:
- Gobernanza AE, que cubrirá las necesidades del Comité AE, en particular las referidas a los proyectos específicos que encargue, por ejemplo: Modelar los Procesos para la Arquitectura Tecnológica, Generación del Manual AE de la Empresa, etc. Más gastos para comunicar y difundir las políticas AE al interior de la empresa.
- Ejecución de la AE, presupuesto para solventar los gastos del personal asignado, como ser los arquitectos, la provisión de herramientas de software, la capacitación, la contratación de servicios y/o consultorías, la ejecución de las auditorias de cumplimiento, etc.
Claramente este presupuesto se contradice con que los CIO pasaron años y años reduciendo costos al fusionar centros de datos y mesas de ayuda, virtualizar servidores, racionalizar procesos, retrasar actualizaciones y subcontratar servicios. Aún más preocupante, un estudio reciente de Bain & Company destacó que, en la mayoría de las empresas, TICA ni siquiera se adhiere a la estrategia comercial general. Como resultado, las empresas pueden gastar, en promedio, un 20 por ciento más en TICA de lo que realmente necesitan. De aquí sale la conveniencia de financiar la implementación de la AE.
¿Por qué es necesaria la Gobernanza AE?
Sin la Gobernanza AE, es probable que una organización caiga en un engendro de tecnologías no estandarizadas, malas compras o desarrollo de productos y arquitecturas monolíticas (es decir, «silos»). Estos hechos inevitablemente tendrán un impacto financiero y operativo a largo plazo, creando problemas de colaboración y estandarización cada vez más difíciles de corregir a nivel empresarial.
La Gobernanza AE se centra en tres preguntas estratégicas principales:
- ¿Dónde estamos?
- ¿Dónde queremos estar mañana?
- ¿Cuál es la mejor ruta para llegar?
Responder a estas tres simples preguntas es clave para hacer cambios, teniendo en cuenta que el cambio es cada vez más fundamental para la existencia y devenir de las organizaciones. [4]
La pregunta más importante sobre el cambio para las organizaciones no es cómo afrontarlo ni cómo gestionarlo, sino más importante aún, cómo hacerlo y cómo afectará a sus accionistas, sus empleados, sus clientes y la sociedad. La Gobernanza AE, si se realiza con regularidad y se convierte en una práctica real, puede ayudar a la organización a buscar y encontrar cambios para mejorar constantemente.
Con un modelo de Gobernanza de AE, una operación puede lograr ahorros de costos significativos y obtener los siguientes beneficios:
- Mayor claridad de funciones y responsabilidades mediante la supervisión de la gestión.
- Toma de decisiones clara y rápida para superar los desafíos a través de una mayor transparencia y responsabilidad.
- Coherencia arquitectónica con cumplimiento optimizado.
- Gestión de la AE relevante y útil a través de métodos pragmáticos.
- Valor comercial ampliado y elevado en toda la empresa.
- Fomento de una visión amplia de las arquitecturas en nuevos públicos.
- Priorización de los esfuerzos de arquitectura en las actividades adecuadas.
- Visibilidad en áreas de mejora para determinar verdaderas mejores prácticas.
¿A cuáles organizaciones aplica?
En mi opinión aplica a todas las organizaciones que, por una parte, dependen de las TICA para generar sus ingresos y/o proveer sus servicios, y que a la vez tienen un área TICA con recursos asignados y diferenciados, al menos, a las áreas de Operaciones y de Proyectos. Y, que además han tomado conciencia de incorporar la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (BPM), para así poder responder a las demandas de la Transformación Digital y Agilidad Empresarial.
Conclusión
La implementación de la Gobernanza AE es fundacional para poder introducir y establecer en una organización la AE. En resumen, establece las “reglas del juego”, ciertas metas para el área TICA, y da coherencia y permanencia a una relación fluida entre el Negocio y TICA.
Por otra parte, la AE es fundamental para establecer una Hoja de Ruta para la Transformación Digital, que requiere un manejo integrado de los Procesos de Negocios y las TICA.
En la planilla “Cómo implementar la Gobernanza AE”, que he generado con mis colegas de SCIneu, encontrarán una guía simple (Work Breakdown Statement), pero completa, que les servirá de base para establecer el proyecto de implementación correspondiente.
Referencias
[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Governance
[2] https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/enterprise-architecture-ea
[3] https://www.leanix.net/en/enterprise-architecture-governance
[4] https://www.linkedin.com/pulse/why-enterprise-architecture-important-mouhsine-lakhdissi-phd-eng/